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De acordo com uma pesquisa recente, surpreendentes 97% dos funcionários disseram que gostariam de continuar trabalhando remotamente pelo menos parte do tempo. Apesar da popularidade e dos benefícios óbvios, trabalhar em casa nem sempre é tão simples quanto trabalhar em um escritório local. Por exemplo, a simplificação do gerenciamento da folha de pagamento em um ambiente remoto pode apresentar várias complicações. No entanto, é possível implementar um sistema eficiente de gerenciamento remoto da folha de pagamento para empresas de pequeno e médio porte. Aqui estão as 6 melhores dicas para gerenciar a folha de pagamento de funcionários remotos.
A primeira etapa para gerenciar com eficiência a folha de pagamento da sua equipe remota é desenvolver as políticas e os procedimentos que orientarão toda a operação. O processamento da folha de pagamento pode ser difícil, especialmente quando as equipes estão distribuídas em todo o mundo. Sua empresa pode estar usando sistemas separados para coisas como folha de pagamento global, tempo e presença - todos sujeitos a mudanças à medida que a empresa cresce.
Você pode estabelecer políticas de trabalho remoto implementando um software de controle de tempo, incluir políticas de trabalho externo no manual da empresa e exigir que os funcionários assinem um contrato de trabalho. Você também pode tentar aumentar a produtividade fornecendo à sua equipe metas e prazos claramente definidos para a conclusão do trabalho.
Crie um manual que oriente o processo de folha de pagamento para evitar tais situações. Formule regulamentos para trabalhadores remotos que abranjam questões como a forma como eles registram e informam suas horas de trabalho, como usam o software de controle de horas, como as horas extras são tratadas e outras questões relacionadas.
A comunicação face a face pode não ser viável em um ambiente de trabalho remoto. Portanto, uma ótima alternativa é utilizar a tecnologia para permitir uma colaboração eficiente entre os membros da equipe de folha de pagamento, RH e finanças, onde quer que estejam.
Sua melhor ação é criar um canal de comunicação em grupo para que os departamentos participantes consolidem a comunicação. Assim, eles poderão trabalhar rapidamente em quaisquer problemas ou complicações, pois todos estarão na mesma página.
Dependendo do fato de você pagar seu pessoal por hora, semanalmente ou mensalmente, é possível ter várias programações de pagamento. Ter filiais internacionais que usam seus próprios sistemas locais pode gerar dificuldades adicionais. Vários intervalos de pagamento podem ser importantes para a empresa, mas lidar com mais de uma programação de folha de pagamento exigirá mais tempo e trabalho.
Procure maneiras de encurtar os ciclos de pagamento para ajudar a reduzir a probabilidade de erros e a duplicação de processos. Você deve tentar manter uma data de pagamento uniforme para todos os funcionários da empresa. Quando os pagamentos on-line estiverem atrasados no local de um funcionário remoto, é uma boa ideia informá-lo exatamente quando esperar os pagamentos atrasados. Independentemente do departamento ou local, pagar os funcionários no mesmo dia pode maximizar a eficácia do seu sistema de administração da folha de pagamento.
Quando você decide começar a contratar trabalhadores globais e remotos, provavelmente precisará alterar ou atualizar seu software de gerenciamento de folha de pagamento. Você quer ter certeza de que as equipes envolvidas possam acessar os dados de qualquer local, fazer modificações e trabalhar juntas em tempo real.
A automação é um dos principais benefícios do uso do software de folha de pagamento. A distribuição de pagamentos, a distribuição de planilhas de impostos e a geração de relatórios são tarefas repetitivas que podem ser automatizadas. Um sistema global de gerenciamento de folha de pagamento pode aprimorar significativamente seus processos regulares de folha de pagamento, agilizar a comunicação departamental, economizar tempo e reduzir a chance de erros. Mais importante ainda, você deve implementar um sistema de gerenciamento de folha de pagamento que possa se ajustar facilmente à legislação trabalhista e tributária em constante mudança.
Há uma variedade de aplicativos e softwares de folha de pagamento que podem ajudar as pequenas e médias empresas a gerenciar sua folha de pagamento com eficiência. Além de outros recursos, esses aplicativos podem ajudar na conformidade com impostos, cálculos de folha de pagamento e bônus, compensação de férias e outras despesas.
Dependendo do tamanho da sua empresa, das políticas trabalhistas no exterior e da experiência da sua equipe de RH, talvez seja necessário delegar algumas tarefas da folha de pagamento a prestadores de serviços terceirizados para aliviá-lo de alguns problemas. Ao terceirizar sua folha de pagamento global para uma empresa de gerenciamento de folha de pagamento terceirizada, sua empresa pode economizar muito tempo e dinheiro.
Outra vantagem da terceirização é que você evitará as dificuldades das constantes mudanças na legislação da folha de pagamento - seu parceiro cuidará disso. Além disso, você terá mais tempo para se concentrar nos principais aspectos de sua empresa e encontrar estratégias de crescimento.
Há algumas soluções de autoatendimento disponíveis com sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem, o que libera o tempo do RH ao coletar dados que já são digitais. Para serem verificados pelo departamento de RH, os funcionários podem enviar comprovantes e solicitações de reembolso on-line de qualquer local para facilitar o reembolso de despesas.
Além disso, as tarefas pós-pagamento, como distribuição de contracheques e contabilidade da folha de pagamento, podem ser automatizadas por tecnologias digitais. Isso pode acelerar o processo de folha de pagamento, diminuir as solicitações ao departamento de RH e permitir que os líderes de RH se concentrem em outras tarefas importantes.
Fazer a folha de pagamento dentro do prazo é essencial à medida que sua empresa passa por uma expansão global. Com o Remofirst, você pode implementar com sucesso um sistema eficiente de gerenciamento remoto da folha de pagamento para seus funcionários globais. Somos uma empresa que prioriza o trabalho remoto, com um conhecimento profundo dos desafios que os empregadores enfrentam, e temos o compromisso de ajudá-lo a resolver esses problemas pelo preço mais acessível.
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