Como criar um plano de melhoria de desempenho global

Planos de melhoria de desempenho (PIPs): ninguém gosta de escrevê-los e ninguém gosta de participar de um. Mas se você estiver gerenciando uma equipe - especialmente uma equipe distribuída globalmente - eles são absolutamente essenciais. Sem um processo transparente e bem documentado para lidar com o baixo desempenho, você corre o risco de confundir as expectativas, prejudicar o moral e expor sua empresa a riscos de conformidade.

Um PIP sólido não se trata de marcar caixas ou preparar o terreno para a demissão. É uma ferramenta estruturada e colaborativa que ajuda os funcionários com baixo desempenho a voltar aos trilhos e ajuda os gerentes a liderar com clareza, consistência e justiça. Quando sua equipe se estende por fusos horários, fronteiras e culturas, vale a pena ter um processo sólido.

Principais conclusões:

• Um PIP bem elaborado transforma preocupações vagas sobre o desempenho do funcionário em metas específicas e mensuráveis, com cronogramas e sistemas de suporte claros.
• A intervenção precoce por meio de feedback informal geralmente evita a necessidade de PIPs formais, mas saber quando escalar é crucial para o sucesso do funcionário e para a conformidade legal.
• As equipes globais exigem PIPs que levem em conta as diferenças culturais, as leis trabalhistas locais e os diferentes estilos de comunicação entre as regiões.

Quando você deve usar um plano de melhoria de desempenho (PIP)?

Quando um funcionário constantemente não cumpre prazos, não atende aos padrões de qualidade ou demonstra padrões de frequência ruins, talvez seja hora de criar um plano de melhoria de desempenho. Esses documentos formais ajudam os funcionários a corrigir o curso antes que problemas específicos de desempenho se tornem insuperáveis.

Ajudar os funcionários a melhorar suas deficiências de desempenho normalmente custa muito menos do que recrutar e contratar novos funcionários. Além do aspecto financeiro, investir nos funcionários atuais gera confiança, demonstra seu compromisso com o sucesso deles e preserva o conhecimento institucional. Quando os funcionários percebem que seus colegas de trabalho recebem ajuda real - metas claras, treinamento e verificações regulares - durante os momentos difíceis, isso envia um poderoso sinal social e aumenta a retenção. Eles ficam mais confiantes de que a empresa também os apoiará, o que, segundo pesquisas, diminui em 69% a probabilidade de procurarem um novo emprego. 

Antes de ir para um PIP

Você não precisa implementar um PIP formal ao primeiro sinal de problema. Considere primeiro essas etapas menos formais:

• Conversas individuais: Agende reuniões regulares para discutir preocupações e expectativas. Às vezes, os funcionários não sabem que seu desempenho não está atendendo aos padrões.
  ‍
• Sessões informais de feedback: Forneça feedback construtivo durante reuniões regulares ou avaliações de desempenho. Documente essas discussões em e-mails de acompanhamento.
  ‍
• Treinamento ou recursos adicionais: Os problemas de desempenho geralmente decorrem de lacunas nas habilidades ou de processos pouco claros, e não de esforço insuficiente.
  ‍
• Reavaliação da carga de trabalho: Assegurar que as responsabilidades do funcionário estejam alinhadas com sua função e capacidade.

No entanto, se esses métodos não produzirem melhorias após um período razoável (geralmente de 30 a 60 dias), ou se os problemas de desempenho afetarem seriamente a produtividade da equipe ou o relacionamento com os clientes, é hora de implementar um processo formal de PIP.

Considerações legais para equipes globais

Em muitos países, os empregadores devem documentar os esforços de melhoria de desempenho e tomar medidas específicas antes de proceder à rescisão. Por exemplo:

• União Europeia: Muitos Estados-Membros não aceitarão uma demissão por mau desempenho, a menos que você primeiro avise o funcionário e depois implemente um plano de melhoria documentado.
  ‍
• Brasil: Para decidir sobre uma demissão por justa causa, os tribunais brasileiros procuram um rastro de documentos que mostre a disciplina progressiva: uma advertência verbal que leva a uma advertência por escrito, resultando em uma suspensão seguida de demissão.
  ‍
• Índia: Uma rescisão baseada no desempenho será anulada se o empregador não puder demonstrar que o trabalhador recebeu um feedback claro e uma chance genuína de melhorar. 

Uma maneira de garantir a conformidade com as leis trabalhistas locais que regem os PIPs e as rescisões é trabalhar com um Empregador de Registro como o RemoFirst.

O que incluir em um PIP global

A criação de um PIP eficaz requer atenção cuidadosa aos detalhes e sensibilidade cultural. Aqui estão os componentes essenciais que todo PIP deve incluir:

Identificação clara de problemas de desempenho

Comece documentando comportamentos ou resultados específicos e observáveis que precisam ser melhorados. Evite declarações vagas como "atitude ruim" ou "falta de engajamento". Em vez disso, use exemplos concretos:

• "Enviou quatro dos seis relatórios semanais com atraso no último mês."
• "As pontuações de satisfação do cliente foram em média 72% contra uma meta de 85%."
• "Faltou a três ligações de clientes sem aviso prévio nas últimas duas semanas."

Para equipes globais, certifique-se de que seus exemplos levem em conta as diferenças de fuso horário e os estilos culturais de comunicação. O que parece ser uma baixa capacidade de resposta pode, na verdade, ser um funcionário trabalhando em horários diferentes para acomodar as necessidades da equipe.

Metas SMART para aprimoramento

Transforme cada problema de desempenho em uma meta SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Essa estrutura de definição de metas proporciona clareza por meio de métricas claras usadas para medir o sucesso e elimina a ambiguidade:

• Específico: "Responder a todas as perguntas dos clientes em até 24 horas úteis."
• Mensurável: "Atingir uma taxa de resposta pontual de 90%".
• Realizável: Considere a carga de trabalho e as capacidades atuais do funcionário.
• Relevante: Assegurar que as metas estejam alinhadas às responsabilidades do cargo e aos objetivos da empresa.
• Com prazo determinado: "Demonstrar desempenho consistente nos próximos 30 dias."

Ao estabelecer metas para funcionários internacionais, leve em consideração os feriados locais, o horário de trabalho padrão e quaisquer desafios de infraestrutura que possam afetar o desempenho.

Cronograma e marcos definidos

Estabeleça um cronograma claro de aprimoramento, que normalmente varia de 30 a 90 dias, dependendo da gravidade dos problemas e das normas locais. Divida esse período em pontos de controle:

• Semana 1: Check-ins diários para garantir a compreensão e fornecer suporte imediato
• Semana 2-3: Reuniões duas vezes por semana para avaliar o progresso do funcionário e ajustar as estratégias
• Semana 4+: Revisões semanais com documentação formal do progresso

Inclua datas específicas para todos os marcos, levando em conta os diferentes fusos horários ao programar reuniões com funcionários remotos.

Consequências e próximas etapas

Embora a meta seja a melhoria, os funcionários devem entender as possíveis consequências se as expectativas não forem atendidas. Seja transparente, mas solidário:

"Se as metas de desempenho não forem atingidas até [data], talvez seja necessário considerar a reatribuição a uma função diferente, requisitos de treinamento adicionais ou, em casos graves, a rescisão do contrato de trabalho."

Certifique-se de que as consequências estejam alinhadas com as leis trabalhistas locais. Alguns países exigem etapas adicionais, como avisos por escrito ou consulta ao sindicato antes da rescisão.

Recursos de suporte e mentoria

Um PIP não é uma punição - é um roteiro para o sucesso. Inclua mecanismos de suporte específicos:

• Oportunidades de treinamento: Faça o link para cursos on-line relevantes, agende sessões de acompanhamento ou forneça acesso a recursos de desenvolvimento de habilidades.
  ‍
• Mentoria: Designe um colega de alto desempenho para fornecer orientação e melhores práticas.
  ‍
• Feedback regular: Programe reuniões individuais consistentes para discutir o progresso, os desafios e os ajustes.
  ‍
• Ferramentas e recursos: Certifique-se de que os funcionários tenham acesso a qualquer software ou equipamento necessário para obter sucesso.

Considere acordos de mentoria favoráveis ao fuso horário e materiais de treinamento culturalmente apropriados para equipes globais.

Documentação e assinaturas

Inclua seções para:

• Confirmação do recebimento do PIP pelo funcionário
• Acordo para trabalhar em direção às metas estabelecidas
• Compreensão das possíveis consequências
• Assinaturas do funcionário, do gerente e do representante do RH
• Data de implementação

Alguns países exigem PIPs em idiomas locais ou formatação específica. Sempre verifique os requisitos locais antes de finalizar a documentação.

Outras considerações ao criar um PIP

Torne-o colaborativo

Posicione o PIP como uma oportunidade de crescimento em vez de uma ação disciplinar. Durante a reunião inicial:

• Pedir aos funcionários que façam uma autoavaliação de seus desafios de desempenho
• Convide sugestões para estratégias de aprimoramento
• Discuta que tipo de apoio seria mais útil
• Colaborar com cronogramas realistas

Os funcionários que participam da criação de seu PIP geralmente se sentem mais empenhados em alcançar o sucesso. Eles podem sugerir soluções inovadoras que você não havia considerado, como ajustar a agenda deles para evitar distrações ou fazer uma parceria com um colega para obter responsabilidade.

Sensibilidade cultural em PIPs globais

Culturas diferentes percebem o feedback e o gerenciamento de desempenho de forma diferente:

• Culturas de alto contexto (Japão, Coreia do Sul) podem exigir uma comunicação mais indireta.
• Culturas diretas (Alemanha, Holanda) geralmente preferem feedback direto.
• Culturas coletivas (América Latina, algumas regiões asiáticas) podem se beneficiar de estratégias de aprimoramento baseadas em equipes.

Adapte seu estilo de comunicação e, ao mesmo tempo, mantenha expectativas claras e padrões de documentação.

Foco nos comportamentos, não na personalidade

Mantenha o feedback objetivo e relacionado ao trabalho. Em vez de "Você precisa ser mais proativo", tente "Inicie atualizações semanais do projeto sem ser solicitado". Essa abordagem reduz a defensividade e fornece itens de ação claros.

Verificações e ajustes regulares

Os PIPs não são documentos do tipo "definir e esquecer". Agende revisões regulares para:

• Comemore o progresso e as pequenas vitórias
• Identificar novos obstáculos
• Ajuste as metas se as circunstâncias mudarem
• Fornecer feedback construtivo contínuo

Documente todas as reuniões e atualizações de progresso para manter um registro claro do processo de aprimoramento.

Contrate e gerencie sua equipe global com o RemoFirst

O gerenciamento do desempenho em fronteiras internacionais acrescenta camadas de complexidade a um processo já desafiador. O RemoFirst ajuda as empresas a empregar e gerenciar talentos em mais de 185 países, garantindo que seus processos de RH estejam em conformidade com as regulamentações locais e, ao mesmo tempo, mantendo a consistência global.

Como empregador de registro, o RemoFirst cuida de todo o ciclo de vida do funcionário - desde o envio de laptops para os novos contratados durante a integração até o gerenciamento do delicado processo de desligamento quando o contrato de trabalho termina. Garantimos que suas práticas de gerenciamento de desempenho estejam alinhadas com as leis trabalhistas locais, reduzindo os riscos legais enquanto você se concentra em ajudar os funcionários a serem bem-sucedidos.

Nossa plataforma simplifica a folha de pagamento global, mantém a conformidade com as regulamentações trabalhistas e fornece orientação especializada sobre os requisitos específicos de cada país para o gerenciamento de desempenho. Não importa se você está implementando PIPs em São Paulo ou realizando avaliações de desempenho em Cingapura, o RemoFirst garante que você está seguindo as práticas recomendadas e os requisitos legais.

Pronto para formar uma equipe global de alto desempenho com confiança? Agende uma demonstração hoje mesmo para ver como o RemoFirst pode transformar o gerenciamento de sua força de trabalho internacional.