Pensando em expandir seus negócios para o México? Você não está sozinho. O investimento internacional no México aumenta a cada ano. E isso não é surpreendente. Para muitas empresas nas Américas, o país oferece a oportunidade de explorar um vasto leque de talentos em uma região com fusos horários semelhantes.
À primeira vista, pode parecer simples. Comece a contratar funcionários no México e tudo o que resta fazer é ver o seu negócio crescer, certo?
Não exatamente. Primeiro, você precisa se tornar um empregador legal no país, um processo que exige tempo, dinheiro e paciência.
Principais conclusões:
- A criação de pessoas jurídicas no México é um processo complexo para empregadores internacionais.
- Atrasos podem aumentar as despesas mesmo nas expansões mais bem planejadas.
- Uma vez estabelecida uma entidade, os custos de gestão do emprego e de conformidade podem aumentar significativamente as despesas gerais.
Entenda os tipos de pessoas jurídicas do México
Existem duas opções principais para empresas internacionais que desejam estabelecer uma subsidiária mexicana.
A S.A. de C.V. (Sociedad Anónima de Capital Variável) funciona de forma muito semelhante a uma corporação. É popular entre empresas locais e internacionais que priorizam a escalabilidade e o crescimento.
A S.A. de C.V. também é frequentemente a escolha preferida de empresas que antecipam investimentos externos de capital ou eventuais ofertas públicas. Essa flexibilidade, no entanto, tem uma contrapartida: a S.A. de C.V. pode exigir uma estrutura de governança mais formalizada do que outras entidades.
Outro tipo de entidade é a S. de R.L. de C.V. (Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable), que funciona de forma semelhante a uma sociedade de responsabilidade limitada. É uma escolha comum para entidades de capital fechado, pois limita o número de sócios a 50.
Além das duas principais opções de entidades, as empresas internacionais também podem optar por estabelecer uma filial no México. Essa opção é menos comum, pois cria apenas uma extensão da empresa matriz, em vez de uma entidade jurídica separada.
Abrir uma filial também acarreta riscos significativos, pois a empresa matriz está sujeita a uma maior responsabilidade direta pelas ações da filial no México. Isso também expõe a empresa a um maior escrutínio regulatório e jurídico.
Documentação necessária para constituir uma entidade
Depois de decidir qual é a melhor opção para sua empresa, é hora de se preparar para a papelada. MUITA papelada.
O processo de registro formal da sua entidade no México começa com a compilação e validação de documentos do país onde sua empresa está sediada. Uma dica importante: erros nesta fase são a principal causa de atrasos para novas operações.
Normalmente, sua empresa precisará fornecer:
- Documentos de constituição da empresa controladora: o contrato social ou os estatutos da sua empresa, juntamente com o regulamento interno.
- Estatutos sociais: Um certificado de regularidade comprovando a ligação com a empresa-mãe na sua jurisdição local.
- Documentos de nomeação: Isso inclui uma procuração que nomeia um representante para assinar documentos em nome da sua empresa no México.
- Identificação dos acionistas/diretores: documentos de identidade válidos, passaportes e comprovantes de endereço dos principais acionistas e diretores da nova entidade mexicana.
- Domicílio mexicano: Comprovante do endereço registrado no México (conhecido como domicílio fiscal)
- Certificado de apostila: Este certificado verifica a identidade do funcionário que assinou o documento no país de emissão.
Todos os documentos, incluindo a Apostila, devem ser traduzidos para o espanhol por um tradutor juramentado ( perito traductor).
Para concluir muitas das etapas, você deve nomear pelo menos um Apoderado Legal ( representante legal) que possa assinar contratos e representar a empresa perante a SAT, o IMSS, bancos e outros órgãos governamentais.
Se esse representante não for cidadão mexicano, ele deverá possuir um visto válido que permita explicitamente atividades comerciais no país (por exemplo, um visto de visitante para negócios ou um visto específico de trabalho/residência).
Garantir que seu representante tenha uma base jurídica sólida é apenas o primeiro de muitos passos para estabelecer uma entidade no México.
Processo passo a passo para constituir uma pessoa jurídica no México
A ordem exata das ações necessárias para constituir uma empresa no México pode variar de acordo com a sua localização e as circunstâncias específicas da empresa. No entanto, a lista abaixo destaca os marcos importantes que você deve alcançar para concluir o processo.
Passo 1: Reserve e registre o nome da empresa
O primeiro passo para constituir uma pessoa jurídica é escolher o nome que sua empresa utilizará no México.
A legislação mexicana exige que todos os nomes de empresas sejam distintos e não entrem em conflito com quaisquer entidades registradas existentes. Portanto, as empresas devem apresentar entre três e cinco opções ao Ministério da Economia (Secretaría de Economía) para obter a denominação ou razão social ( nome corporativo).
Embora tecnicamente essa etapa deva levar apenas alguns dias, atrasos regulatórios e o risco de rejeição frequentemente resultam em atrasos iniciais.
Etapa 2: Elabore o estatuto social e os documentos de constituição da empresa
Com o nome da sua empresa garantido, o próximo passo é preparar a documentação necessária para apoiar o seu negócio. Isso significa criar estatutos que definirão a estrutura de governança, a estrutura de capital e as participações acionárias da sua entidade.
Também é necessário detalhar as regras que regem a tomada de decisões dos acionistas e diretores e estabelecer o contrato social da sua empresa (Acta Constitutiva).
Etapa 3: Formalizar a entidade perante um notário (ato constitutivo)
Depois que o estatuto social e os documentos de constituição forem aprovados, um notário público (notario público) deverá certificar oficialmente toda a estrutura, incluindo a Acta Constitutiva.
Todos os acionistas que não residam no México devem ter um representante oficial presente na assinatura.
Passo 4: Obtenha o número de identificação fiscal
Após a constituição formal da sua empresa, você deve registrá-la no Serviço de Administração Tributária do México (Servicio de Administración Tributaria ou SAT). Esse registro atribuirá o seu número de Registro Federal de Contribuintes (RFC).
Um RFC é o número de identificação fiscal exclusivo da sua empresa. Sem ele, você não pode contratar funcionários legalmente, emitir ou receber faturas eletrônicas oficiais, abrir contas bancárias corporativas ou realizar a grande maioria das transações oficiais.
Você pode iniciar o processo de inscrição para o SAT e o RFC online. No entanto, a verificação normalmente requer uma visita pessoal a um escritório local do SAT.
Infelizmente, marcar consultas no escritório da SAT pode ser um desafio. Planeje alocar tempo e recursos administrativos suficientes para obter seu RFC e garantir que ele seja oficialmente assinado e registrado.
Etapa 5: Registrar o endereço comercial
Depois de obter seu RFC, o endereço comercial legal e fiscal da sua empresa (domicílio fiscal), você deve se registrar junto às autoridades mexicanas (por exemplo, a SAT).
Para concluir esta etapa, você deve fornecer comprovante de endereço físico no México. Embora algumas empresas possam considerar a criação de escritórios virtuais, a SAT nem sempre os aceita para registro inicial ou conformidade contínua.
Passo 6: Abra uma conta bancária corporativa
Embora abrir uma conta bancária possa parecer rotineiro, abrir uma conta corporativa no México pode criar um grande gargalo.
Os bancos mexicanos estão sujeitos a regulamentos extremamente rigorosos de Know Your Customer (KYC) e, muitas vezes, exigem que os representantes legais da empresa compareçam pessoalmente para finalizar a solicitação. Todo o processo pode levar semanas, portanto, planeje-se adequadamente.
Passo 7: Cadastre-se no Seguro Social (IMSS)
Antes de fazer qualquer oferta de emprego, você deve registrar formalmente sua nova entidade como empregadora no Instituto Mexicano do Seguro Social (Instituto Mexicano del Seguro Social ou IMSS).
O registro acarreta imediatamente uma série de obrigações legais. Estas incluem contribuições obrigatórias para o seguro saúde dos funcionários e pensões de aposentadoria (SAR), bem como o cálculo e pagamento de prêmios de risco ocupacional.
Certifique-se de que sua empresa está em dia com todas as contribuições exigidas para evitar problemas de conformidade e penalidades legais e financeiras.
Etapa 8: Registre-se nas agências locais de folha de pagamento e trabalho
O sistema descentralizado do México exige o registro e o cumprimento de requisitos tanto em nível estadual quanto municipal, além do registro federal.
A obrigação mais significativa em nível estadual é o Imposto sobre a Folha de Pagamento (Impuesto Sobre Nómina, ou ISN), que é determinado pelo estado onde seus funcionários estão baseados.
A taxa é paga inteiramente pelo empregador (não é deduzida dos salários dos funcionários) e geralmente é de 2% a 3% da folha de pagamento bruta total, dependendo da região. Por exemplo, a Cidade do México e Nuevo León têm taxas distintas.
Dependendo do seu setor e município local, pode ser necessário obter registros adicionais, como licenças de operação e autorizações específicas do setor.
Qual é o prazo realista para abrir uma entidade mexicana?
Embora algumas empresas possam concluir o processo em apenas 90 dias, planeje que ele leve de três a seis meses.
A principal razão para esse prazo prolongado é o processo burocrático um tanto imprevisível do México. Os cartórios podem ter um acúmulo de processos. Agendar consultas com o SAT pode ser um desafio. O processo de KYC pode facilmente se estender além das suas expectativas iniciais.
Em última análise, fazer o orçamento para os seis meses completos é a maneira mais realista de gerenciar o processo e garantir um lançamento tranquilo.
Custos a esperar ao constituir uma entidade
O custo para constituir uma S.A. de C.V. ou S. de R.L. de C.V. pode variar significativamente. Os principais fatores de custo incluem:
- Taxas do notário público: Esta é uma das despesas mais elevadas. As taxas variam significativamente de acordo com o estado, podem ser baseadas em porcentagem e podem cobrir a execução formal da Lei Constitutiva e a verificação de documentos internacionais.
- Custos com endereço comercial: você deve ter um domicílio fiscal (endereço físico) comprovado. Isso pode ser feito por meio de um depósito de aluguel ou do custo inicial de utilização de um serviço de escritório profissional.
- Declarações contábeis e fiscais mensais: as empresas devem apresentar mensalmente à SAT declarações fiscais provisórias detalhadas e relatórios financeiros, que são avaliações percentuais da folha de pagamento.
Não levar em conta custos variáveis, como esses, juntamente com os requisitos de conformidade mensais contínuos, é a maneira mais rápida de exceder o orçamento e potencialmente incorrer em multas significativas e penalidades administrativas das autoridades mexicanas.
Armadilhas comuns em matéria de legislação e conformidade
Apesar de seus melhores esforços, muitas empresas são vítimas de obstáculos previsíveis, muitas vezes por subestimarem os processos burocráticos e/ou interpretarem erroneamente as leis trabalhistas favoráveis aos funcionários do México.
As empresas internacionais muitas vezes não planejam com precisão o tempo necessário para obter as aprovações formais do governo. Obter seu RFC junto ao SAT e cumprir os requisitos de KYC pode resultar em tempos de espera imprevisíveis, que podem paralisar seus negócios por semanas.
E há ainda o risco de não conformidade. Erros nessa área podem resultar em multas significativas, disputas trabalhistas e pagamentos retroativos.
Alguns componentes comuns que podem atrapalhar uma empresa nova nas leis trabalhistas mexicanas incluem:
- Benefícios obrigatórios: A não concessão dos benefícios legais essenciais pode resultar em responsabilidades significativas. Estes incluem um bônus anual de Natal (Aguinaldo) de pelo menos 15 dias de salário, um número mínimo de dias de férias (que aumenta com a antiguidade) e um prêmio de férias obrigatório.
- Participação nos lucros: De acordo com a legislação mexicana, todas as empresas que geram lucros tributáveis são obrigadas a distribuir 10% desses lucros anuais entre os funcionários elegíveis.
- Custos de rescisão:
- A legislação mexicana não permite o emprego “à vontade”. A rescisão sem justa causa exige que o empregador pague uma indenização legal que normalmente inclui três meses de salário mais 20 dias de remuneração por cada ano de serviço.
- Os funcionários demitidos por justa causa recebem 12 dias de salário por cada ano de serviço na empresa.
- A legislação mexicana não permite o emprego “à vontade”. A rescisão sem justa causa exige que o empregador pague uma indenização legal que normalmente inclui três meses de salário mais 20 dias de remuneração por cada ano de serviço.
- Erros fiscais: declarações fiscais incorretas ou atrasadas junto ao SAT podem acarretar auditorias e multas.
Se você estiver estabelecendo uma entidade, considere procurar aconselhamento tributário e jurídico local para supervisionar um escritório com conhecimento em conformidade desde o início.
Contratação de funcionários por meio da entidade
O ambiente trabalhista do México é altamente regulamentado, e a contratação envolve inúmeras tarefas administrativas. Depois de estabelecer uma entidade no México, você terá que gerenciar:
- Contratos de trabalho
- Inscrição no Instituto Mexicano de Seguridade Social (IMSS)
- Retenções na fonte, incluindo INFONAVIT (Fundo de Habitação) e o imposto estadual sobre a folha de pagamento (ISN)
- Férias obrigatórias e bônus
- Obrigações de participação nos lucros
Em última análise, manter esse nível de conformidade requer a contratação de profissionais locais qualificados nas áreas de contabilidade, RH e jurídica, especialmente se sua equipe atual de RH for reduzida (e/ou não for especialista em legislação tributária e trabalhista mexicana).
Evite as dores de cabeça com entidades jurídicas, contrate no México com uma EOR
Se pensar no processo de abertura de uma entidade parece algo complicado, saiba que É possível. Só requer muito tempo, esforço, planejamento e dinheiro.
No entanto, há outra opção que é muito mais rápida e acessível: fazer parceria com um Empregador Oficial (EOR), como a RemoFirst.
Um EOR atua como empregador legal de qualquer um dos seus funcionários internacionais, eliminando a necessidade de abrir uma entidade no México.
Em vez disso, o EOR assume a gestão de:
- Folha de pagamento local
- Impostos e previdência social
- Administração de benefícios
- Contratos de trabalho
- Conformidade com as leis trabalhistas do México
O RemoFirst também pode aumentar sua eficiência, permitindo que você contrate e integre funcionários em dias, em vez de meses, sem incorrer em taxas de constituição, contas de consultoria jurídica por hora ou a dor de cabeça de lidar com registros mensais por conta própria.
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