Você apostou seu último dólar que o trabalho remoto é bom para os negócios? Então, seu resultado final provavelmente está melhor do que nunca.
Agora, é hora de continuar crescendo, possivelmente expandindo para outros países.
Se você dirige uma empresa sediada nos EUA, uma opção é transferir alguns de seus funcionários para os EUA, mas essa não é a única nem necessariamente a melhor opção. Por quê?
Bem, por um lado, as mudanças internacionais são caras e provavelmente incluirão a necessidade de solicitar vistos ou permissões de trabalho para seus funcionários, o que é um processo demorado.
Em vez disso, a sua empresa deve considerar o valor da contratação de funcionários locais com experiência local nos diferentes países em que está se expandindo. Eles conhecem os fornecedores locais. Eles entendem as nuances culturais. Eles entendem.
É claro que também há riscos. Antes de iniciar sua expansão global, certifique-se de conhecer todos os detalhes do pagamento de trabalhadores internacionais em conformidade.
Principais conclusões:
- A menos que você esteja contratando 30 ou mais funcionários em um país, estabelecer uma entidade legal nesse país provavelmente não faz sentido do ponto de vista financeiro.
- Os requisitos da folha de pagamento, as leis trabalhistas, as obrigações fiscais e as obrigações de benefícios variam de país para país.
- Um Employer of Record (Empregador de Registro) pode ajudar os empregadores dos EUA a pagar em conformidade os funcionários e prestadores de serviços em tempo integral.
Empregado ou contratado? Classificação adequada de trabalhadores estrangeiros
Da diversificação à geração de receita adicional e ao envolvimento com diferentes métodos de negócios, há muitos bons motivos para crescer internacionalmente.
Mas, depois de aceitar a expansão de seus negócios, você precisa decidir como fazer isso funcionar. Isso significa decidir quem você contratará e como eles trabalharão com você.
Funcionários em tempo integral ou prestadores de serviços independentes? Essa é a primeira pergunta. A resposta afetará a forma como você executa a folha de pagamento, cumpre as obrigações tributárias da folha de pagamento e navega em conformidade com as leis trabalhistas locais.
Isso se torna complicado quando se trata de prestadores de serviços, pois as leis locais que regem a classificação incorreta diferem de acordo com o país, e pode haver consequências graves para a classificação incorreta.
Por exemplo, no Brasil, os prestadores de serviços podem ser contratados como micro, pequenas ou até médias empresas. A contratação de trabalhadores brasileiros como prestadores de serviços pode reduzir a carga tributária do empregador. Mas quando a classificação está errada, os custos são altos. Basta perguntar ao Uber.
Muitos países europeus, como a Alemanha, também cobram penalidades pesadas contra empresas que classificam erroneamente seus funcionários.
Por exemplo, Scheinselbstständigkeit, um termo alemão que significa "falso trabalho autônomo", pode levar a obrigações que vão desde impostos atrasados e multas por atraso no pagamento até a obrigação legal de contratar o freelancer como funcionário em tempo integral.
Entendendo a legislação tributária e de folha de pagamento para funcionários internacionais
Quer você empregue trabalhadores em tempo integral ou freelancers (ou ambos), as preocupações com a conformidade não se limitam à classificação correta dos seus trabalhadores estrangeiros. Você também precisa pagá-los de acordo com as normas.
Cada país tem suas próprias normas que regem a folha de pagamento, os impostos e os direitos dos funcionários. As empresas dos EUA devem seguir as leis locais de cada país onde contratam para garantir a conformidade.
Isso inclui:
- Retenção e declaração de imposto de renda
- Contribuições para a seguridade social ou seguro nacional
- Regras de horas extras e políticas de folga remunerada
- Regulamentos de moeda e pagamento
As empresas também precisam garantir pagamentos pontuais e precisos na moeda local dos funcionários. No entanto, a flutuação das taxas de câmbio pode tornar isso um desafio, podendo levar a pagamentos excessivos ou insuficientes.
Uma maneira de garantir a conformidade é trabalhar com fornecedores locais de folha de pagamento em cada país onde você emprega funcionários internacionais, pois eles são especialistas nas leis da região.
No entanto, gerenciar todos os fornecedores pode se tornar um trabalho em si, dependendo de quantos locais você tem funcionários distribuídos.
Escolha dos métodos de pagamento corretos
Determinar como você pagará os funcionários e prestadores de serviços internacionais é fundamental para garantir transações oportunas e econômicas.
As empresas devem considerar fatores como taxas de transação, taxas de câmbio e a disponibilidade de plataformas de pagamento no país do destinatário.
No caso de prestadores de serviços, você também deve discutir a forma preferida de pagamento, pois ela pode ser diferente da forma como você paga seus funcionários.
Algumas opções de pagamento comuns incluem:
A comunicação clara sobre os cronogramas e métodos de pagamento é essencial para definir as expectativas e garantir um processo tranquilo.
Uma maneira de agilizar o processo e minimizar as preocupações com a conformidade é trabalhar com um EOR ( Employer of Record, Empregador de Registro ). Mais sobre isso adiante.
Como navegar pela conformidade fiscal para funcionários internacionais
As empresas dos EUA também devem cumprir suas obrigações de conformidade fiscal com o IRS.
Isso inclui documentação e relatórios adequados para funcionários internacionais e a análise de tratados fiscais entre os EUA e o país de origem do funcionário para evitar a dupla tributação.
Os Acordos de Totalização, que impedem a dupla tributação da seguridade social sobre os rendimentos, estão disponíveis entre os EUA e países específicos. Entretanto, os benefícios de tais acordos são diferentes. Portanto, é essencial garantir que sua empresa esteja em conformidade com todas as leis aplicáveis.
Na maioria dos casos, as empresas dos EUA não são obrigadas a reter impostos para prestadores de serviços estrangeiros. No entanto, as leis dos EUA ainda exigem que você preencha o formulário W-8 BEN que certifica o status de estrangeiro de um freelancer para fins fiscais.
Garantia de conformidade com as leis trabalhistas locais
Se você dirige uma empresa sediada nos EUA, já está familiarizado com regulamentos como a Lei de Igualdade de Remuneração e o Título VII da Lei de Direitos Civis de 1964. Mas expandir para outros países significa cumprir as leis do local onde seus funcionários internacionais estão baseados.
As leis trabalhistas locais em todo o mundo regem o salário mínimo, as horas de trabalho, os benefícios obrigatórios, como seguro-saúde ou pensões, e os processos de rescisão, incluindo possíveis indenizações por demissão.
No entanto, as leis e as penalidades por infringi-las variam muito. Pode ser surpreendentemente fácil dar um passo em falso se você não tiver a orientação correta. É reconfortante, não é?
Abertura de uma entidade local vs. trabalhar com um EOR
Nós ouvimos você. Ouvimos mesmo. E entendemos. É muito difícil lidar com isso.
Ainda assim, tudo se resume a fazer uma de duas escolhas.
O pagamento de funcionários internacionais em conformidade significa que você deve estabelecer uma entidade legal em cada país estrangeiro onde emprega trabalhadores. Ou você pode fazer uma parceria com uma EOR.
A primeira opção não é apenas demorada. Ela é cara. E não é prática se você planeja trazer apenas algumas pessoas em um país específico.
A menos que esteja planejando contratar, digamos, 30 funcionários (ou mais) em um determinado país, faz mais sentido para a sua empresa trabalhar com um EOR. É simplesmente mais econômico, sem falar que consome muito menos tempo.
Pague seus funcionários estrangeiros e prestadores de serviços internacionais com o RemoFirst
Trabalhar com um EOR como o RemoFirst ajuda as empresas a reduzir custos. Ele possibilita a centralização do seu sistema global de folha de pagamento, mesmo ao pagar freelancers e prestadores de serviços internacionais em várias moedas (sem a dor de cabeça de acompanhar as taxas de câmbio).
Além da folha de pagamento, o RemoFirst também assume a responsabilidade por:
- Classificação adequada dos trabalhadores como empregados ou contratados
- Integração, que pode incluir o envio de equipamentos
- Administração de benefícios para funcionários, incluindo seguro-saúde
- Conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações fiscais locais
- Criação de contratos de trabalho e garantia de proteção à propriedade intelectual
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