Ao contratar para uma função, há um objetivo universal entre os profissionais de RH: encontrar a melhor pessoa para o cargo.
Agora que o aumento do trabalho remoto tornou mais fácil do que nunca contratar qualquer pessoa, bem, em qualquer lugar, muitas empresas estão expandindo suas contratações para além das fronteiras da empresa.
No entanto, se uma nova contratação em potencial não estiver legalmente autorizada a trabalhar em seu local atual, isso pode se transformar rapidamente em um pesadelo de conformidade.
Há muitos mitos comuns e informações errôneas sobre vistos e imigração. As leis também são complexas e estão sempre mudando, e segui-las à risca pode determinar se um funcionário pode trabalhar legalmente para a sua empresa - ou mesmo permanecer no país.
Aqui está o que você precisa saber sobre como obter os vistos corretos para seus funcionários internacionais.
Principais conclusões:
- A má compreensão das leis de visto ou imigração pode levar a graves interrupções nos negócios, incluindo multas, auditorias e até mesmo a deportação de funcionários.
- Todas as empresas precisam aderir aos mesmos padrões de conformidade ao contratar além das fronteiras, desde grandes corporações até pequenas startups.
- As regras de visto e emprego de cada país são diferentes, portanto, trabalhar com especialistas locais ajuda a evitar erros legais dispendiosos.
Equívoco 1: Trabalho remoto significa que não é necessário visto
Os empregadores geralmente presumem que os funcionários remotos podem trabalhar de qualquer lugar e não precisam de visto. Entretanto, o funcionário ainda precisa ter o direito legal de trabalhar no país onde reside.
Por exemplo, se a sua empresa deseja contratar um cidadão americano que mora na Espanha, esse indivíduo ainda deve ter o direito legal de ser empregado na Espanha. Se o funcionário em potencial for um imigrante na Espanha ou um nômade digital, você precisará garantir que ele tenha o status legal para trabalhar no país.
É por isso que seu processo de contratação precisa incluir a verificação de que alguém está legalmente autorizado a trabalhar em seu país de residência, seja por meio de cidadania ou de um visto de trabalho válido.
Se esse não for o caso, você precisará identificar que tipo de visto ele precisará para trabalhar legalmente na sua empresa e iniciar o processo de solicitação de visto. Caso contrário, sua empresa poderá sofrer multas e o funcionário poderá correr o risco de ser deportado, sem mencionar o transtorno que isso pode causar à sua equipe.
Equívoco 2: qualquer visto serve para emprego
Há muitos tipos de vistos, desde vistos de estudante até vistos de turista. Entretanto, esses vistos estão vinculados a uma finalidade específica, por exemplo, frequentar uma escola ou viajar. O simples fato de possuir um visto não concede automaticamente a alguém o direito de também trabalhar naquele país, mesmo que esteja lá legalmente.
Alguns países oferecem vistos de trabalho temporários, como o visto de trabalho de férias, mas eles têm limites e não podem ser usados para emprego permanente. Por exemplo, cidadãos australianos com idade entre 18 e 35 anos podem solicitar o visto Youth Mobility Scheme do Reino Unido, que lhes dá a possibilidade de trabalhar no Reino Unido para qualquer empregador britânico, mas somente por um período de até dois anos.
Mesmo que um funcionário tenha um visto de trabalho válido, isso não significa necessariamente que ele possa trabalhar para qualquer empresa. Muitos vistos são patrocinados pelo empregador, o que significa que o visto está legalmente vinculado à empresa que o patrocinou. Se o funcionário deixar essa empresa, o visto não será mais válido para um novo emprego.
Nesses casos, o novo empregador não pode simplesmente "assumir" o visto existente. Ele precisará solicitar um novo patrocínio e ter o visto reemitido sob o nome da empresa antes que o funcionário possa começar a trabalhar legalmente. Esse processo pode levar tempo e envolver taxas governamentais, documentação e prova de que a função atende aos requisitos locais de emprego.
Equívoco 3: os vistos de negócios cobrem trabalho de longo prazo
Alguns países concedem vistos de negócios que podem ser usados para reuniões, conferências ou atividades de curto prazo. A Alemanha, por exemplo, oferece um visto de negócios que permite que os portadores de visto realizem negócios na Alemanha por até 90 dias em um período de 180 dias. A Índia também exige vistos de negócios, que normalmente são válidos por um ano e permitem várias entradas.
Os vistos de negócios não se destinam a trabalho permanente. Alguns empregadores confiam erroneamente nos vistos de negócios para projetos prolongados em vez de estabelecer um emprego direto no país. O país anfitrião pode proibir expressamente certos tipos de atividades comerciais durante o trabalho com um visto de negócios.
Se as empresas fizerem uso indevido ou abusivo de vistos de negócios, elas podem sofrer graves consequências financeiras. Por exemplo, a Infosys foi multada em US$ 34 milhões nos EUA por usar vistos de negócios em vez de vistos de trabalhadores profissionais para milhares de funcionários.
Equívoco 4: a conformidade só é importante para as grandes empresas
Ocasionalmente, as empresas aparecem nas manchetes por violações de imigração ou de visto, mas é um erro supor que somente as grandes empresas precisam se preocupar com a conformidade. Na realidade, as autoridades de imigração aplicam rigorosamente as leis de visto e emprego, independentemente do tamanho da empresa.
Para as empresas menores, a não conformidade pode ser particularmente prejudicial, levando a multas significativas, complicações legais e danos duradouros à reputação.
Uma pequena empresa do Reino Unido foi multada em 40.000 libras esterlinas depois que se descobriu que um funcionário não tinha a devida autorização para trabalhar no país. O proprietário acreditou erroneamente que estava empregando a pessoa legalmente e chamou a multa de "devastadora".
Equívoco 5: a contratação de trabalhadores estrangeiros como prestadores de serviços minimiza os problemas de imigração
Classificar um funcionário como prestador de serviços independente pode parecer uma maneira fácil de evitar problemas de imigração ou de visto. Se os prestadores de serviços independentes optarem por buscar residência permanente em outro país, o ônus de manter o direito de trabalhar nesse país recairá sobre o prestador de serviços.
No entanto, as leis trabalhistas locais ainda se aplicam, e a maioria dos países tem normas rígidas que regem a classificação e a classificação incorreta de funcionários. De acordo com a maioria das leis trabalhistas, os prestadores de serviços têm a liberdade de gerenciar seu próprio trabalho, ao contrário dos funcionários, cujos horários e métodos são normalmente definidos pela empresa.
Se você classificar um funcionário como prestador de serviços independente e, posteriormente, for determinado que ele está, de fato, trabalhando como empregado, você poderá enfrentar multas, ter de pagar impostos atrasados ou dever ao trabalhador outros benefícios que teriam sido concedidos a um empregado.
Equívoco 6: Os cidadãos da UE podem trabalhar livremente em qualquer lugar sem burocracia
Os residentes da UE podem viajar livremente entre os países membros, mas trabalhar em outro país nem sempre é tão simples - regras e requisitos diferentes podem ser aplicados.
De acordo com as regras da UE, os trabalhadores só devem pagar impostos de seguridade social em um país de cada vez. Para garantir que não acabem pagando duas vezes ao trabalhar em outro país, os funcionários precisam de um certificado A1, que comprova que estão contribuindo em seu país de origem. Até mesmo viagens curtas de negócios contam. Sem o certificado, os funcionários podem ser obrigados a pagar impostos locais a partir do momento em que entram em outro país da UE para uma visita relacionada ao trabalho.
Se você tiver funcionários baseados na UE, certifique-se de que eles tenham a documentação necessária sempre que viajarem para outro país da UE. Caso contrário, você corre o risco de acionar exigências fiscais locais, problemas legais e atrasos no projeto.
Equívoco 7: um visto de trabalho significa que você está em total conformidade
A realidade é que a obtenção de um visto de trabalho é apenas o primeiro passo. A conformidade total também exige a adesão às regulamentações de folha de pagamento, regras tributárias e obrigações de benefícios de um país, que podem mudar com frequência.
Por exemplo, uma empresa pode contratar um funcionário com um visto de trabalho válido, mas deixar de registrá-lo para pagar impostos locais ou não atender aos requisitos atualizados do visto na hora da renovação.
Erros como esses podem levar a multas caras e até mesmo comprometer o direito legal do funcionário de trabalhar no país.
Equívoco 8: As regras de imigração são as mesmas em todos os lugares
É fácil supor que, uma vez que você tenha descoberto as leis de imigração de um país, os outros países seguirão essencialmente o mesmo processo, mas isso não poderia estar mais longe da verdade. Cada país tem suas próprias categorias de visto, regras de qualificação e requisitos de documentação.
Mesmo dentro da UE, cada nação administra seu próprio sistema de vistos e processo de autorização de trabalho. O que é aceitável em um país pode não se aplicar a apenas algumas fronteiras.
É por isso que a experiência local é fundamental. Entender qual visto deve ser solicitado, manter-se atualizado com as regras de conformidade e verificar o direito legal de um funcionário trabalhar pode ajudar sua empresa a evitar erros dispendiosos e atrasos desnecessários.
Consequências no mundo real de um erro
Se for descoberto que sua empresa violou as leis locais de imigração e vistos, você poderá enfrentar multas significativas. Essas multas geralmente são aplicadas a cada funcionário e podem variar de centenas a milhares de dólares por violação.
As penalidades também aumentam para empresas que violam repetidamente as leis. Isso significa que as empresas que empregam centenas de trabalhadores não autorizados podem enfrentar multas de milhões de dólares.
Algumas empresas contratam conscientemente trabalhadores não autorizados e deliberadamente burlam as exigências de imigração e de visto de trabalho. Se forem flagradas, essas empresas podem enfrentar acusações criminais, inclusive prisão.
Mesmo erros honestos podem ter consequências graves. Um único deslize de conformidade pode levar a auditorias ou investigações governamentais que consomem tempo e recursos.
E se a notícia for divulgada, isso pode prejudicar a reputação de sua empresa, dificultando a conquista de novos negócios ou a atração dos melhores talentos no futuro.
Os funcionários também podem enfrentar dificuldades, como deportação ou impedimento de reentrada em um país.
Como lidar com os vistos da maneira correta
Se a sua empresa estiver planejando transferir talentos para outros países ou contratar alguém que não seja cidadão do país onde reside atualmente, a obtenção do visto de trabalho correto deve estar no topo da sua lista de tarefas.
Ao contratar ou transferir alguém que você sabe que precisará de um visto de trabalho, é essencial verificar novamente se essa pessoa poderá trabalhar legalmente no país e especificamente para a sua empresa. Por exemplo, nunca presuma que um visto existente seja transferido automaticamente para sua empresa; muitos estão vinculados a um empregador ou função específica.
Se o funcionário precisar solicitar um novo visto, reserve um tempo para analisar cuidadosamente a documentação, seguir o processo de solicitação e concluir as verificações de antecedentes necessárias.
As leis de visto de trabalho e imigração são tão complexas que você não quer correr o risco de errar. A melhor maneira de garantir a conformidade com o processo de visto é trabalhar com um advogado de imigração, especialistas locais em conformidade ou por meio de um Employer of Record (EOR).
Evite dores de cabeça com vistos com a assistência especializada da RemoFirst
Ao cair nessas concepções errôneas comuns sobre vistos e leis de imigração, as empresas acabam se envolvendo em problemas de conformidade.
A aposta mais segura é não fazer isso por conta própria e, em vez disso, contar com especialistas que possam garantir que você esteja em conformidade com todas as leis de imigração e de visto no presente e à medida que elas evoluem com o tempo.
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