Como pagar empreiteiros na América do Norte [Guia detalhado]

Ao contratar prestadores de serviços independentes na América do Norte, é essencial entender primeiro que cada país tem suas próprias regulamentações, moedas e métodos de pagamento preferenciais. 

Embora 23 países e territórios componham a América do Norte, já abordamos 21 deles em Como pagar prestadores de serviços na América Latina [Guia detalhado], portanto, este guia se concentrará apenas nos pagamentos de prestadores de serviços no Canadá e nos Estados Unidos.

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Principais conclusões:

• Os Estados Unidos e o Canadá têm leis exclusivas para contratantes e métodos de pagamento preferenciais.
• Garantir contratos adequados e conformidade local é essencial para evitar classificações incorretas.
• Transferências bancárias, carteiras digitais e plataformas de pagamento digital são métodos de pagamento comuns.

Regulamentações que regem os pagamentos a empreiteiros na América do Norte

Tanto o Canadá quanto os Estados Unidos estabeleceram normas para a contratação e o pagamento de prestadores de serviços independentes. Entretanto, as leis tributárias, as moedas e as opções de pagamento variam entre os dois países. 

Estados Unidos

Os prestadores de serviços independentes nos EUA são regidos pelo Internal Revenue Service (IRS). As empresas que contratam prestadores de serviços devem:

• Garantir a classificação adequada como contratante independente e não como funcionário(a classificação incorreta pode levar a penalidades legais e financeiras)
• Coletar o Formulário W-9 do contratado para obter seu Número de Identificação do Contribuinte (TIN)
• Emitir o Formulário 1099-NEC para pagamentos que excedam US$ 600 em um ano fiscal
• Retenha impostos somente se o contratado estiver sujeito à retenção de backup.

Vale a pena observar: Como um território dos EUA, Porto Rico segue as leis tributárias dos EUA, mas tem regulamentações tributárias locais adicionais, exigindo que as empresas garantam a conformidade com as leis locais e do IRS.

Canadá

A Canada Revenue Agency (CRA) rege os pagamentos de prestadores de serviços independentes no Canadá. 

Os principais requisitos incluem:

• Verificar o status do prestador de serviços como prestador de serviços independente e não como funcionário
• Garantir que os contratados tratem de suas contribuições fiscais, como o Imposto sobre Bens e Serviços (GST)/Imposto sobre Vendas Harmonizado (HST), se aplicável
• As empresas não são obrigadas a emitir formulários fiscais como o U.S. 1099-NEC, embora os prestadores de serviços devam informar seus próprios ganhos

Leis de tributação e retenção na fonte

As regulamentações de tributação e retenção na fonte para pagamento de prestadores de serviços independentes variam entre os Estados Unidos e o Canadá.

Estados Unidos

• Classificação do IRS: Os contratados devem ser classificados corretamente para evitar penalidades.
• Formulário W-9: é necessário para coletar o número de identificação de contribuinte (TIN) do contratante.
• Formulário 1099-NEC: o formulário deve ser emitido para pagamentos superiores a US$ 600 por ano.
• Retenção de backup: Se o contratado não fornecer um TIN válido, as empresas deverão reter 24% para impostos.
• Impostos estaduais: Alguns estados impõem requisitos adicionais de relatórios e tributação.
• Porto Rico: Um imposto retido na fonte de 10% é exigido sobre os pagamentos de contratados independentes.

Canadá

• Classificação da CRA: Os contratados independentes são responsáveis por seus próprios impostos.
• Requisitos de GST/HST: As empreiteiras que ganham mais de CAD 30.000 por ano devem coletar e remeter o GST/HST.
• Sem retenção de impostos: As empresas não retêm o imposto de renda, a menos que estejam pagando prestadores de serviços estrangeiros.

Tratados fiscais internacionais

Os Estados Unidos e o Canadá têm tratados fiscais internacionais para evitar a dupla tributação sobre a renda obtida em várias jurisdições. 

Esses tratados garantem que os prestadores de serviços independentes e as empresas não sejam tributados sobre a mesma renda pelo país onde o trabalho é realizado e pelo país de origem do prestador de serviços. 

Tratados fiscais dos Estados Unidos

Os EUA têm tratados fiscais com mais de 60 países, incluindo o Canadá, para evitar a dupla tributação e reduzir as alíquotas de imposto retido na fonte sobre pagamentos internacionais. 

Algumas das principais disposições do Tratado Fiscal entre os EUA e o Canadá incluem:

• Elimina a dupla tributação sobre a renda de pessoas físicas que trabalham em outros países
• Reduz as alíquotas de imposto retido na fonte sobre serviços e royalties
• Permite que os contratados independentes sejam tributados apenas em seu país de residência em muitos casos

Tratados fiscais do Canadá

O Canadá tem tratados fiscais com mais de 90 países, incluindo:

• Tratado fiscal entre os EUA e o Canadá (conforme mencionado acima)
• Tratados do Canadá com países do Caribe, como Barbados, Jamaica e Trinidad e Tobago, para reduzir a dupla tributação
• Tratados com alguns países da América Central, mas não com todos (por exemplo, nenhum tratado com El Salvador)

A maioria desses tratados ajuda:

• Reduzir as alíquotas de imposto retido na fonte
• Garantir que a tributação ocorra apenas no país de residência do contratado
• Permitir créditos fiscais para rendimentos obtidos no exterior

Obrigações fiscais e de seguridade social e riscos de classificação incorreta

Ao pagar prestadores de serviços independentes na América do Norte, as empresas precisam lidar com várias obrigações fiscais e de seguridade social, bem como com os riscos relacionados à classificação incorreta do prestador de serviços. 

Veja a seguir um detalhamento das principais considerações para os Estados Unidos e o Canadá:

Estados Unidos

• Obrigações tributárias:
  
  
  • Os prestadores de serviços independentes nos EUA são responsáveis pelo pagamento de seus próprios impostos de renda, inclusive impostos federais, estaduais e locais. As empresas devem informar os pagamentos a prestadores de serviços de US$ 600 ou mais em um ano-calendário usando o Formulário 1099-NEC do IRS.
  • Os prestadores de serviços também estão sujeitos ao imposto sobre o trabalho autônomo (imposto SE), que cobre os impostos do Seguro Social e do Medicare, totalizando 15,3% (12,4% para o Seguro Social e 2,9% para o Medicare).
    
    
• Contribuições para a Previdência Social:
  
  
  • Os prestadores de serviços autônomos não recebem os mesmos benefícios que os empregados (por exemplo, contribuições para o Seguro Social e o Medicare pagas pelo empregador). Os prestadores de serviços devem pagar a parte do empregador e do empregado desses impostos por meio do imposto SE.
    
    
• Riscos de classificação errônea:
  
  
  • Classificar erroneamente um trabalhador como autônomo quando ele deveria ser um empregado pode resultar em penalidades significativas, inclusive pagamento de impostos atrasados, multas e outras questões legais. 
  • O IRS e o Departamento do Trabalho usam testes como o "Teste ABC" e o "Teste da Lei Comum" para determinar se um trabalhador se qualifica como contratado independente.
  • A classificação incorreta pode fazer com que as empresas sejam responsabilizadas por impostos não pagos, inclusive contribuições para a Previdência Social e o Medicare, bem como possíveis salários atrasados, horas extras e benefícios.
  • O IRS e os departamentos de trabalho estaduais frequentemente investigam se os prestadores de serviços são realmente independentes ou se devem ser classificados como funcionários, o que pode levar a auditorias dispendiosas.

Canadá

• Obrigações tributárias:
  
  
  • Os prestadores de serviços independentes no Canadá devem declarar seus impostos, e as empresas devem emitir boletos T4A se os pagamentos excederem CAD 500. Os prestadores de serviços são responsáveis pelo imposto de renda e pela contribuição para o Canada Pension Plan (CPP) e o Employment Insurance (EI). No entanto, os prestadores de serviços não pagam contribuições para o EI, a menos que optem por isso (o que é incomum).
    
    
• Contribuições para a Previdência Social:
  
  
  • Os contratados devem contribuir para o CPP, que é semelhante ao sistema de Previdência Social nos EUA. Para 2025, a taxa de contribuição para indivíduos autônomos é de 11,9% da renda líquida.
    
    
• Riscos de classificação errônea:
  
  
  • A classificação errônea de trabalhadores como prestadores de serviços independentes quando deveriam ser empregados pode resultar em penalidades significativas. A CRA examina fatores como o nível de controle da empresa sobre o trabalhador e se o trabalhador é economicamente dependente da empresa.
  • Os prestadores de serviços classificados como empregados teriam direito a benefícios trabalhistas, e a empresa poderia ser responsabilizada por impostos atrasados, inclusive contribuições trabalhistas de EI e CPP.
  • O Canadá é rigoroso quanto às classificações de emprego. Se um trabalhador for economicamente dependente da empresa e estiver sob seu controle, ele pode ser considerado um empregado, o que gera responsabilidades adicionais para a empresa.

Principais conclusões:

• Os contratados independentes geralmente são responsáveis por seus próprios impostos e contribuições para a previdência social.
• As empresas devem ter cuidado com os riscos de classificação incorreta, pois ser considerado culpado de classificar erroneamente um trabalhador pode resultar em penalidades significativas.
• As empresas devem garantir que seus contratos com prestadores de serviços independentes sejam claros, e os trabalhadores devem poder operar de forma independente sem controle significativo da empresa.

Requisitos da fatura

As empreiteiras nos Estados Unidos e no Canadá geralmente são obrigadas a fornecer faturas pelo trabalho que realizam, e essas faturas geralmente precisam atender a requisitos específicos. 

Estados Unidos

Requisitos da fatura:

• Informações básicas: A fatura deve indicar claramente os seguintes detalhes:
  
  • O nome completo ou o nome da empresa e as informações de contato do contratante (endereço, número de telefone, e-mail)
  • O nome completo do cliente ou o nome da empresa e as informações de contato
  • Um número de fatura exclusivo para manutenção de registros
  • A data de emissão da fatura
  • Uma descrição detalhada dos serviços prestados, incluindo a quantidade, a taxa e o valor total de cada serviço
  • Os termos de pagamento (por exemplo, pagamento devido após o recebimento, líquido 30, líquido 60, etc.)
  • Valor total devido, incluindo impostos aplicáveis (imposto sobre vendas, se aplicável)
  • Métodos de pagamento aceitos (transferência bancária, cheque, opções de pagamento on-line)

• Considerações sobre impostos: Os prestadores de serviços devem estar atentos ao imposto sobre vendas ou a outros impostos aplicáveis aos seus serviços, dependendo do estado em que operam ou do estado em que o cliente está localizado. Pode ser necessário adicionar imposto sobre vendas se os serviços forem tributáveis de acordo com as leis estaduais locais.

Canadá

Requisitos da fatura:

• Informações básicas: Os requisitos de faturamento são bastante semelhantes aos dos EUA e normalmente incluem:
  
  • O nome do contratante ou o nome da empresa e as informações de contato
  • Nome e informações de contato do cliente
  • Número da fatura
  • Data de emissão e data de vencimento do pagamento
  • Uma descrição detalhada dos serviços ou produtos fornecidos, incluindo a quantidade, o preço unitário e o total de cada item ou serviço.
  • O valor total devido, incluindo impostos (como GST ou HST, dependendo da província)
  • Condições de pagamento (data de vencimento, descontos por pagamento antecipado, etc.)

• Considerações fiscais:
  
  • Um prestador de serviços deve incluir o imposto aplicável na fatura se estiver registrado para o GST ou HST. Isso se aplica à maioria dos bens e serviços fornecidos no Canadá.
  • Os prestadores de serviços devem exibir seu número de registro de GST/HST na fatura, caso sejam obrigados a cobrar GST/HST.

Regulamentações tributárias nos Estados Unidos e no Canadá 

Estados Unidos

Requisitos fiscais:

• Os EUA não têm um sistema de IVA. Em vez disso, os EUA usam um imposto de vendas em nível estadual sobre a venda de mercadorias e determinados serviços.
• O imposto sobre vendas não é aplicado universalmente a todos os serviços, e a alíquota varia de acordo com o estado, o condado e a cidade.
• Em geral, os prestadores de serviços não são obrigados a cobrar imposto sobre vendas em seus serviços, a menos que forneçam bens ou serviços tributáveis em um estado onde esse imposto se aplica.
• Os prestadores de serviços devem verificar as regras do imposto sobre vendas no estado em que operam para determinar se seus serviços são tributáveis.
• Se os serviços de um prestador de serviços forem tributáveis em um determinado estado, ele deverá se registrar para a cobrança do imposto sobre vendas no departamento de receita do estado e incluir o imposto sobre vendas nas faturas.

Canadá

Requisitos fiscais:

• O Canadá não tem um sistema de IVA, mas usa um Imposto sobre Mercadorias e Serviços (GST) e, em algumas províncias, um Imposto sobre Vendas Harmonizado (HST).
• Os prestadores de serviços podem precisar cobrar GST ou HST sobre seus serviços, dependendo da natureza de seus negócios e do nível de renda.
• O GST é um imposto federal fixado em 5%, mas algumas províncias aplicam o HST (uma combinação do GST e do imposto provincial sobre vendas), que varia entre 13% e 15%, dependendo da província.
• Se um prestador de serviços estiver registrado para o GST/HST, ele deverá incluir o imposto e o número de registro do GST/HST em suas faturas.

Quando o GST/HST é exigido?

• As empreiteiras que ganham mais do que um determinado limite de renda anual (normalmente CAD 30.000) devem se registrar para o GST/HST e cobrá-lo em suas faturas.
• Se um prestador de serviços estiver abaixo desse limite, ele não será obrigado a se registrar para o GST/HST, embora possa optar voluntariamente por fazê-lo.

Opções de pagamento comuns para empreiteiros dos EUA e do Canadá

Há vários métodos de pagamento comumente usados, incluindo:

• Transferências bancárias diretas: ACH (nos EUA), EFT (no Canadá) e sistemas locais de transferência bancária em cada país
• Transferências eletrônicas: Usadas para pagamentos internacionais ou transações maiores
• PayPal: Amplamente utilizado para pequenas transações
• Cheques: Ainda são usados em algumas regiões, mas sua popularidade está diminuindo
• Cartões de crédito: Processados por meio de plataformas como PayPal, Stripe ou Payoneer
• Plataformas de pagamento para freelancers: Upwork, Fiverr ou outras plataformas que oferecem pagamentos a empreiteiros

Métodos de pagamento específicos por país

Estados Unidos

• ACH (Automated Clearing House, Câmara de Compensação Automatizada): Um método de transferência eletrônica comum e de baixo custo usado internamente
• Venmo e Cash App: Ocasionalmente usado para pagamentos de empreiteiros, mas menos comum para empresas devido aos recursos limitados de faturamento

Canadá

• Transferência eletrônica Interac: Um método popular e rápido para pagamentos domésticos.
• EFT (Transferência eletrônica de fundos): Usada para depósitos diretos de empresas.
• Wise (anteriormente TransferWise): Frequentemente usado para pagamentos internacionais devido às melhores taxas de câmbio.

Em nosso artigo How to Pay International Contractors in 2025 (Como pagar prestadores de serviços internacionais em 2025), você pode saber mais sobre os métodos de pagamento de prestadores de serviços.

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