A contratação de prestadores de serviços internacionais pode proporcionar habilidades especializadas, flexibilidade e velocidade para empresas globais. Entretanto, embora seja fácil assinar um contrato e iniciar um projeto, construir relacionamentos sólidos e duradouros é mais desafiador e muito mais valioso.
As empresas que investem em parcerias sustentáveis com seus contratados ganham consistência e criam confiança e conhecimento institucional que reduzem o tempo de integração e diminuem o risco a longo prazo.
No entanto, o gerenciamento de prestadores de serviços em outros países apresenta desafios únicos, incluindo a navegação pela conformidade, a superação de fusos horários e a manutenção de uma comunicação clara entre culturas. A boa notícia é que esses desafios podem ser superados com práticas bem pensadas que façam com que os prestadores de serviços se sintam respeitados, confiáveis e motivados a permanecer engajados.
Principais conclusões:
- O sucesso de longo prazo com os prestadores de serviços começa com a clareza, incluindo expectativas claramente definidas sobre o escopo, os resultados, os pagamentos e a comunicação.
- A padronização dos processos de integração, gerenciamento e desligamento de prestadores de serviços garante a consistência, reduz mal-entendidos e ajuda as parcerias a funcionarem sem problemas.
- Respeitar o tempo dos prestadores de serviços e pagá-los de forma justa e pontual demonstra confiabilidade, criando lealdade que leva a indicações, repetição do trabalho e resultados mais sólidos.
Defina expectativas claras desde o início
Relacionamentos sólidos com os contratados começam com clareza. A ambiguidade em relação ao escopo, aos pagamentos ou à propriedade intelectual (PI) pode corroer a confiança antes mesmo de o trabalho começar. As empresas que dedicam tempo para definir as expectativas antecipadamente evitam mal-entendidos e definem o tom da colaboração.
Entre as maneiras de definir os parâmetros do compromisso logo no início estão:
- Definição de escopo, cronogramas e resultados. Um contrato bem estruturado deve especificar claramente o trabalho a ser realizado, o cronograma e os padrões de sucesso. Mesmo com prestadores de serviços confiáveis, deixar esses detalhes vagos pode levar à perda de prazos e ao aumento do escopo.
- Estabelecer termos e métodos de pagamento antecipadamente. Chegue a um acordo sobre taxas, procedimentos de faturamento e moeda antes do início do trabalho. A transparência em relação a como e quando os prestadores de serviços serão pagos demonstra respeito e confiabilidade, qualidades que os prestadores de serviços consideram muito importantes ao decidir se trabalharão com uma empresa a longo prazo.
- Proteção da propriedade intelectual. Em muitas jurisdições, a PI criada por um contratado não é transferida automaticamente para a empresa. A inclusão de cláusulas claras de PI garante que sua empresa seja proprietária do produto do trabalho e evita possíveis mal-entendidos com o contratado.
- Escrevê-lo por escrito. Embora os acordos verbais possam ser juridicamente vinculativos em alguns países, eles são difíceis de serem cumpridos. Um contrato por escrito proporciona clareza para ambas as partes e tem maior probabilidade de ser mantido em juízo em caso de litígio.
Garanta a conformidade e a tranquilidade jurídica
Um dos riscos mais significativos no trabalho com prestadores de serviços internacionais é a classificação incorreta. O que qualifica alguém como empregado ou contratado pode variar de acordo com o país. Se você aplicar as regras erradas, poderá enfrentar multas, impostos atrasados ou até mesmo responsabilidade pessoal como diretor da empresa.
Evite essas possíveis armadilhas legais:
- Classificação correta dos trabalhadores. Os testes de classificação de emprego variam de acordo com o país, examinando fatores como controle sobre o trabalho, propriedade de ferramentas e independência financeira. Por exemplo, o Departamento do Trabalho dos EUA aplica um testede "realidade econômica", o CRA do Canadá enfatiza o controle e a possibilidade de lucro ou prejuízo, o Reino Unido usa a ferramenta CEST do HMRC para classificação fiscal e a Austrália emprega um testede "todo o relacionamento". Uma classificação incorreta pode resultar em multas, impostos atrasados e responsabilidade legal.
- Esclarecimento das responsabilidades fiscais. A maioria dos prestadores de serviços é responsável por declarar e pagar seus próprios impostos. Entretanto, as empresas podem precisar coletar documentação do contratado. Por exemplo, as empresas dos EUA devem coletar um formulário W-8BEN de todos os prestadores de serviços internacionais para confirmar que o trabalhador não é um contribuinte dos EUA. As empresas que contratam prestadores de serviços devem garantir que essas obrigações sejam claramente compreendidas e documentadas para evitar lacunas de conformidade.
- Reduzir o risco com suporte à conformidade. Navegar pela classificação, formulários de impostos e obrigações de relatórios em dezenas de países é um trabalho pesado para as equipes internas. É nesse ponto que as plataformas globais de gerenciamento de contratados e os empregadores de registro (EORs) agregam valor: eles se mantêm atualizados com as leis locais, criam contratos em conformidade e podem gerenciar a folha de pagamento e os relatórios em várias jurisdições.
Padronize seu processo de gerenciamento de contratados
Quando cada prestador de serviços é gerenciado de forma diferente, isso gera confusão, detalhes perdidos e desperdício de tempo. Simplifique sua abordagem para tornar cada parceria mais suave e, ao mesmo tempo, sinalize profissionalismo aos prestadores de serviços, mostrando que você leva o trabalho deles tão a sério quanto o de um funcionário.
Aqui estão algumas maneiras de garantir que você esteja seguindo os mesmos procedimentos com cada empreiteiro:
- Criar uma lista de verificação de integração consistente. Os prestadores de serviços não devem ter que correr atrás de documentos ou esperar dias para ter acesso a qualquer ferramenta necessária. A criação de um processo de integração bem definido - completo com uma lista de verificação que abrange contratos, contas, ferramentas e apresentações - ajuda os prestadores de serviços a começar com o pé direito.
- Documentar processos em um hub compartilhado. Em vez de depender de explicações ad hoc, centralize os materiais de referência, como diretrizes de marca, fluxos de trabalho e padrões de projeto. Isso reduz as perguntas repetitivas e torna mais fácil para os contratados em diferentes fusos horários encontrar o que precisam sem ter que esperar por respostas.
- Usar KPIs ou avaliações baseadas em resultados. Critérios de avaliação claros garantem a consistência entre os projetos. Os contratados devem saber não apenas o que é sucesso, mas também como ele será medido, seja cumprindo cronogramas, alcançando pontuações de qualidade ou cumprindo entregas específicas do projeto.
- Padronização do offboarding. A conclusão de um projeto ou o término de um contrato deve seguir a mesma estrutura da integração. As listas de verificação de desligamento podem incluir a devolução do equipamento, a revogação do acesso ao sistema, o fornecimento de pagamentos finais e a oferta de feedback construtivo para garantir uma transição perfeita. Os especialistas em gestão de fornecedores observam que o offboarding estruturado reduz o risco ao garantir que não haja pontas soltas.
Priorize a comunicação transparente e frequente
A comunicação clara e respeitosa é a base da confiança em qualquer relação de trabalho, e é ainda mais essencial quando seus contratados estão espalhados por fusos horários e culturas diferentes. Mal-entendidos podem inviabilizar projetos, mas estabelecer normas de comunicação desde o início ajuda a evitar problemas antes que eles surjam.
As maneiras de evitar a desconexão da comunicação incluem:
- Começar com clareza. Inicie cada novo compromisso com uma chamada inicial para alinhar o escopo, as ferramentas e as expectativas. Decidam juntos quais plataformas usar para bate-papos rápidos (por exemplo, Slack), acompanhamento de projetos (por exemplo, Trello, Asana) e aprovações formais (por exemplo, e-mail).
- Usar linguagem clara e simples. Evite jargões, gírias ou expressões idiomáticas que podem não ser bem traduzidas em outras culturas.
- Comunicar demais no início, calibrar depois. Inicialmente, é melhor errar pelo lado das atualizações frequentes. Isso cria alinhamento e confiança, especialmente em equipes globais em que os contratados podem se sentir "longe da vista, longe da mente". À medida que a confiança aumenta, você pode dimensionar a comunicação no ritmo que for melhor para você.
- Compartilhar feedback de forma construtiva. Os contratados querem saber como estão se saindo, mas não querem se sentir microgerenciados. Uma estrutura útil é o modelo "Situação-Comportamento-Impacto" (SBI): descreva a situação, explique o que você observou e compartilhe o impacto. Essa abordagem torna o feedback específico e acionável e, ao mesmo tempo, permanece respeitosa em todos os contextos culturais.
- Designar um ponto de contato. Os prestadores de serviços nunca devem se perguntar a quem se dirigir para fazer perguntas. Designar um gerente ou contato específico evita confusão e garante que o feedback flua sem problemas em ambas as direções.
Respeite os fusos horários e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
As equipes globais geralmente abrangem continentes, o que significa que o dia de trabalho de uma pessoa é a meia-noite de outra. Se as empresas ignorarem essa realidade, correm o risco de esgotar os prestadores de serviços ou de fazê-los se sentir como parceiros de segunda classe. Respeitar os fusos horários é fundamental para manter relações de trabalho de longo prazo.
Outras maneiras de criar relacionamentos sólidos e fidelidade com os prestadores de serviços incluem:
- Agendamento de reuniões de forma justa. Use ferramentas como o World Time Buddy ou o Google Calendar para identificar sobreposições. Quando as reuniões ocorrerem fora do horário normal de alguém, alterne o inconveniente para que o mesmo grupo não esteja sempre fazendo sacrifícios.
- Não esperar respostas instantâneas. Os prestadores de serviços definem seus próprios horários e, mesmo durante os horários de trabalho acordados, as respostas podem não ser imediatas. Estabeleça janelas de resposta aceitáveis durante a integração para que ninguém se sinta pressionado a estar "sempre disponível".
- Apoiar-se em ferramentas assíncronas. Plataformas de gerenciamento de projetos (por exemplo, Trello, Asana), documentos compartilhados e atualizações de vídeos gravados permitem a colaboração sem exigir respostas em tempo real.
- Proteger o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Respeitar os limites, não agendando chamadas desnecessárias para tarde da noite ou exigindo disponibilidade nos fins de semana, demonstra que você vê os prestadores de serviços como indivíduos, não apenas como recursos. Com o tempo, isso promove a lealdade e a disposição de ir além quando surgem necessidades urgentes.
Confiança em sua capacidade de realizar o trabalho
A confiança está no centro de todo relacionamento sólido com o prestador de serviços. Se as empresas contratam profissionais qualificados, mas depois microgerenciam todos os seus movimentos, elas enviam a mensagem de que não acreditam de fato na experiência do contratado. Pior ainda, o excesso de controle pode borrar a linha legal entre contratado e empregado, criando riscos de conformidade.
Algumas maneiras de evitar pisar no calo dos empreiteiros são:
- Concentrar-se nos resultados, não nas tarefas. Em vez de ditar como o trabalho deve ser realizado, defina o resultado desejado e deixe que os contratados determinem o melhor caminho. Essa abordagem não apenas respeita o julgamento profissional deles, mas também garante que a empresa permaneça em conformidade com as leis de classificação de contratados.
- Respeitar sua experiência. Os prestadores de serviços geralmente trazem diversas experiências de trabalho com vários clientes e setores. Se eles sugerirem métodos alternativos ou contestarem uma abordagem, ouça. A perspectiva deles pode fortalecer o produto final e ajudar a empresa a evitar pontos cegos.
- Dar a eles uma responsabilidade significativa. A confiança de longo prazo é construída quando se confia aos prestadores de serviços mais do que tarefas pequenas e isoladas. Atribuir a eles partes significativas do trabalho demonstra confiança e cria um senso de parceria.
Garantir que os prestadores de serviços sejam pagos de forma justa e dentro do prazo
Poucas coisas destroem a confiança mais rapidamente do que pagamentos atrasados ou abaixo do esperado. Os prestadores de serviços querem a confiabilidade de um cliente e, se não a obtiverem, levarão suas habilidades para outro lugar - e poderão alertar outras pessoas para que também evitem a sua empresa. Garantir um pagamento competitivo, pontual e transparente é uma das maneiras mais claras de demonstrar respeito e criar lealdade.
Você pode fazer isso de várias maneiras, inclusive:
- Oferecer tarifas competitivas. Faça sua pesquisa sobre o que os prestadores de serviços em diferentes regiões normalmente ganham por suas habilidades. Por exemplo, os mínimos por hora variam muito: O Canadá exige salários mínimos entre CAD 15 e 18, dependendo da província, enquanto as taxas nos mercados emergentes podem ser menores, mas ainda assim devem refletir a experiência do prestador de serviços e os padrões de remuneração locais.
- Pagamento em dia, sempre. Assim como você não atrasaria o pagamento de um funcionário em tempo integral, garanta que seus prestadores de serviços sejam pagos de forma consistente e pontual. As empresas que pagam de forma confiável e dentro do prazo se destacam imediatamente como parceiros que valem a pena manter.
- Simplificar os pagamentos internacionais. As transações internacionais são notórias por atrasos, erros e altas taxas. O uso de uma plataforma global unificada minimiza esses riscos, garante transferências mais rápidas e oferece aos contratantes clareza sobre os valores após a conversão da moeda.
- Ser transparente. Forneça detalhamentos claros dos pagamentos, inclusive conversões de moeda e taxas. Isso evita surpresas desagradáveis e garante aos prestadores de serviços que eles estão sendo remunerados de forma justa por seu trabalho.
Investir na construção de um relacionamento pessoal
Relacionamentos sólidos com empreiteiros não são construídos apenas com base em contratos e pagamentos. Eles crescem quando as empresas demonstram interesse genuíno nas pessoas por trás do trabalho. Os prestadores de serviços podem não ser funcionários, mas quando se sentem respeitados e pessoalmente valorizados, é muito mais provável que permaneçam engajados e leais.
Há várias maneiras de cultivar esses relacionamentos, como:
- Conhecer seus prestadores de serviços além do projeto. Saiba mais sobre seus interesses, metas e estilos de trabalho preferidos. Até mesmo pequenos gestos, como perguntar sobre um marco que eles mencionaram ou parabenizá-los por uma conquista pessoal, podem causar um impacto significativo.
- Tratar os prestadores de serviços como parte da equipe ampliada. Inclua-os nas principais comunicações, convide-os para reuniões relevantes e faça com que sintam que suas contribuições são importantes para o panorama geral. Isso não significa borrar os limites legais entre contratados e funcionários, mas significa evitar uma mentalidade transacional.
- Respeitar as diferenças culturais. Os prestadores de serviços costumam ter diversas origens e normas de trabalho. A pesquisa de Erin Meyer sobre comunicação intercultural destaca como as atitudes em relação a feedback, hierarquia e colaboração variam muito. Abordar essas diferenças com curiosidade e respeito evita atritos e torna a colaboração mais suave.
Demonstre apreço e reconhecimento
O reconhecimento é uma das maneiras mais poderosas de transformar um relacionamento transacional em uma parceria duradoura. Quando os prestadores de serviços sentem que suas contribuições são vistas e valorizadas, eles se sentem mais motivados a permanecer engajados e mais propensos a recomendar sua empresa a outros freelancers.
Você pode fazer isso:
- Comemorar as realizações e os marcos. Uma nota rápida de agradecimento após um lançamento bem-sucedido ou uma menção em uma reunião de equipe é muito útil. Para os contratados de longo prazo, reconhecer aniversários de trabalho ou aniversários mostra que você os valoriza como indivíduos, não apenas como executores de tarefas.
- Oferecer bônus ou incentivos. Os prestadores de serviços podem não se qualificar para os benefícios tradicionais dos funcionários, mas os bônus de desempenho, as recompensas no final do projeto ou os incentivos de pagamento antecipado podem comunicar que você valoriza o trabalho excepcional. Pesquisas sobre reconhecimento mostram que os trabalhadores que se sentem valorizados têm uma probabilidade significativamente menor de se afastar de uma parceria.
- Fornecer depoimentos e indicações. Para muitas empreiteiras, as indicações são seu canal de crescimento mais importante. Oferecer-se para fornecer um depoimento ou recomendá-los a outras pessoas não é apenas um gesto de boa vontade, mas também fortalece sua reputação como parceiro solidário.
- Dar a eles os primeiros direitos sobre novos projetos. Oferecer aos prestadores de serviços a chance de assumir os próximos trabalhos antes de publicá-los em outro lugar demonstra confiança e cria lealdade. Os prestadores de serviços que sabem que terão oportunidades constantes têm muito mais probabilidade de priorizar seus projetos em vez de ofertas concorrentes.
Contrate, gerencie e pague prestadores de serviços globais com o RemoFirst
A construção de relacionamentos de longo prazo com prestadores de serviços exige clareza, confiança e acompanhamento consistente, mas o gerenciamento desses relacionamentos em outros países pode ser complexo. Cada país tem suas próprias regras com relação à classificação, obrigações fiscais e pagamentos. Tentar se manter a par dessas regulamentações por conta própria pode ser caro e arriscado.
É aí que entra o RemoFirst. Como plataforma global de Employer of Record (EOR) e de gerenciamento de prestadores de serviços, o RemoFirst permite que as empresas contratem, gerenciem e paguem prestadores de serviços em mais de 150 países e funcionários em mais de 185.
Oferecemos um nível gratuito de gerenciamento de prestadores de serviços que permite a integração e o gerenciamento de prestadores de serviços. Você também pode pagar seus prestadores de serviços por meio de nossa plataforma em uma ampla variedade de moedas locais por apenas US$ 25 por prestador de serviços por mês.
Não importa se você está contratando seu primeiro prestador de serviços internacional ou gerenciando uma equipe global de trabalhadores autônomos, o RemoFirst lida com as complexidades para você - garantindo contratos justos, pagamentos pontuais e tranquilidade para você e seus prestadores de serviços.
Pronto para fazer de relacionamentos sólidos com prestadores de serviços sua vantagem competitiva? Agende uma demonstração hoje mesmo para ver como o RemoFirst pode ajudá-lo a contratar, gerenciar e pagar os melhores talentos em qualquer lugar do mundo.
