10 dicas e práticas recomendadas para gerenciar equipes remotas

O número de trabalhadores remotos em todo o mundo aumentou de forma constante nos últimos anos, e as empresas adotaram essa mudança devido aos inúmeros benefícios que ela oferece aos empregadores e aos funcionários.

No entanto, o gerenciamento de uma equipe remota tem seu próprio conjunto de desafios. Sem estratégias adequadas, as empresas podem ter dificuldades com barreiras de comunicação, engajamento dos funcionários, manutenção de uma cultura empresarial sólida e muito mais.

Portanto, neste guia, exploraremos algumas dicas e práticas recomendadas para gerenciar equipes remotas de forma eficaz. Mas, primeiro, vamos dar uma olhada nos benefícios das equipes remotas globais, bem como em algumas das dificuldades de gerenciá-las.

Benefícios das equipes remotas globais

Já mencionamos algumas das vantagens do trabalho remoto, mas há muitos outros benefícios em contratar uma equipe de trabalhadores remotos internacionais.

• Você pode contratar os melhores talentos de todo o mundo, já que não está mais limitado por fronteiras.
• É atraente para os funcionários que desejam um horário de trabalho flexível e um emprego que lhes permita trabalhar de qualquer lugar.
• Aumenta a produtividade.
• Economiza dinheiro - até US$ 10.600 por funcionário, de acordo com um estudo.
• Reduz os sintomas relacionados ao estresse dos funcionários e diminui o número de dias de licença médica.

Desafios de gerenciar equipes remotas globais

Claramente, há muito o que se gostar em trabalhar com uma equipe internacional de funcionários remotos, mas trabalhar fora de um ambiente de escritório tradicional também tem seus desafios, incluindo os seguintes:

• Barreiras de comunicação: Gerenciar uma equipe dispersa traz uma série de possíveis problemas, como agendar reuniões em vários fusos horários e mal-entendidos devido à comunicação assíncrona ou a diferenças culturais.

• Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: Quando o trabalho é feito em casa, é fácil confundir as linhas entre a vida profissional e a vida doméstica, o que pode afetar negativamente o envolvimento do funcionário e contribuir para o esgotamento.

• Segurança dos dados: O risco de violações de dados e de acesso não autorizado aumenta quando os funcionários estão distribuídos em todo o mundo, especialmente se eles usam dispositivos pessoais ou redes não seguras.

• Conformidade entre países: As leis trabalhistas e tributárias variam de país para país, e as regulamentações locais mudam à medida que novas leis são aprovadas.

• Folha de pagamento e benefícios: O processamento da folha de pagamento e dos benefícios em vários países - com leis, impostos e benefícios diferentes - pode ser complexo

10 dicas para ajudá-lo a gerenciar equipes globais remotas

Agora que você entende o que está enfrentando, vamos nos aprofundar em algumas estratégias eficazes que facilitarão o gerenciamento de uma equipe internacionalmente dispersa.

1. Desenvolva um processo de integração estruturado.

Um processo de integração cuidadoso e bem planejado ajuda os novos contratados a se sentirem bem-vindos e os prepara para o sucesso.

Aqui estão algumas coisas que você pode considerar fazer:

• Forneça documentação clara que descreva o que os funcionários precisam fazer, seja para preencher determinados formulários ou concluir um curso on-line.
• Dê a eles acesso à base de conhecimento da empresa, à documentação de ajuda do produto e a quaisquer outros dados úteis.
• Considere o uso de documentos "vivos" (aqueles que são atualizados regularmente com as informações mais recentes) para que todos os procedimentos documentados sejam constantemente atualizados com base nas necessidades em evolução da sua empresa. Permita que os funcionários contribuam com ideias impactantes para esses documentos a fim de aprimorar o processo.
• Designe mentores ou companheiros de integração para ajudar os novos contratados em caso de dúvidas.
• Agende check-ins regulares para garantir que os novos funcionários estejam se integrando sem problemas à equipe.

2. Defina expectativas claras.

Estabelecer diretrizes transparentes com relação a horas de trabalho, protocolos de comunicação, prazos de fluxos de trabalho e métricas de desempenho.

Expectativas claras ajudam a evitar mal-entendidos e garantem que todos os membros da equipe estejam alinhados com as metas organizacionais.

3. Forneça as ferramentas certas.

Equipar sua equipe com uma pilha de tecnologia útil é essencial para uma comunicação e produtividade perfeitas. Aqui estão algumas a serem consideradas:

• Slack ou Microsoft Teams para troca de mensagens
• Tear para gravação de vídeos
• Asana, Confluence ou Trello para gerenciamento de projetos
• Zoom para chamadas de vídeo
• Google Drive para colaboração em documentos

Confira mais algumas de nossas ferramentas favoritas para equipes remotas.

4. Estabelecer diretrizes de comunicação assíncrona.

Dependendo da localização de seus funcionários, pode ser impossível reunir todos em uma mesma reunião, por isso é importante ter processos de comunicação claros.

Isso pode envolver instruir os funcionários a manter todas as comunicações nos canais apropriados do Slack ou incentivá-los a gravar vídeos ao explicar tarefas complicadas.

Aqui estão algumas outras dicas para garantir uma comunicação contínua e eficaz: 

• Priorize as chamadas de vídeo para promover interações face a face, além dos aplicativos tradicionais de e-mail e mensagens.
• Estabeleça prazos claros para tarefas como responder a e-mails (por exemplo, 24 horas para e-mails internos).
• Forneça aos funcionários as práticas recomendadas de comunicação, como especificar quando começa um prazo de 24 horas e evitar termos vagos como "em breve" e "rapidamente".
• Enfatize a importância da comunicação excessiva para garantir que as pessoas entendam as tarefas e possam alcançar os resultados desejados.
• Incentive os funcionários a fazer perguntas e falar com seus gerentes se um processo de comunicação não estiver funcionando para eles.

5. Esteja atento à variação de fusos horários.

Ocasionalmente, pode ser necessário fazer uma chamada para toda a empresa, por isso é importante agendar reuniões em horários convenientes para todos, se possível.

Você pode usar uma ferramenta como o World Time Buddy para encontrar sobreposições de disponibilidade e alternar os horários das reuniões quando possível para acomodar diferentes fusos horários de forma justa.

Confira estas outras dicas para trabalhar de forma eficaz em diferentes fusos horários.

6. Foco no resultado.

Microgerenciar as cargas de trabalho dos funcionários e insistir que eles prestem contas de cada minuto do dia demonstra desconfiança em sua equipe.

Em vez de se concentrar nas horas trabalhadas, enfatize os resultados e as métricas de desempenho e defina metas claras e indicadores-chave de desempenho para medir o sucesso.

Uma abordagem orientada para resultados como essa permite que os membros da equipe trabalhem nos horários em que são mais produtivos, mantendo a responsabilidade.

7. Incentivar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

O trabalho remoto pode confundir a linha entre a vida pessoal e profissional, especialmente quando você tem funcionários dispersos globalmente que podem ocasionalmente ter reuniões fora do horário normal de trabalho.

Incentive os funcionários a definir suas próprias horas de trabalho específicas, fazer intervalos regulares e estabelecer limites entre o trabalho e o tempo pessoal para evitar o esgotamento.

8. Organize atividades de formação de equipes virtuais.

Criar uma cultura de equipe coesa remotamente e manter um alto nível de envolvimento dos funcionários pode ser difícil.

Uma maneira de combater isso é participar de exercícios de formação de equipes virtuais para fortalecer os relacionamentos, aumentar a colaboração e reduzir os sentimentos de isolamento entre os membros da equipe.

Essas atividades podem assumir a forma de jogos on-line, quebra-gelos, salas de fuga virtuais, curiosidades, almoços e aprendizados, sessões de bem-estar e muito mais. Confira outras ideias excelentes para o envolvimento dos funcionários.

9. Reserve tempo para o aprendizado informal.

Descobrimos que uma das maiores coisas que podem ser perdidas quando se trabalha remotamente são aqueles "momentos de descontração" em que os membros da equipe conversam sobre o que estão fazendo", diz Paul Sharpe, CEO da Easy Business App, uma empresa remota com sede na Austrália.

"A quantidade de aprendizado que acontece nesses momentos não programados pode ser enorme e realmente ajuda a fazer com que os membros da equipe se sintam mais conectados. Incentivamos as pessoas a "entrar" em outros canais do Slack e sempre damos espaço no início e no final das reuniões para que elas saiam do assunto. Além do vínculo pessoal que isso estimula, há uma quantidade surpreendente de bate-papo entre equipes que oferece novas perspectivas e novas ideias para resolver problemas de trabalho.

10. Reconhecer e recompensar as contribuições dos funcionários.

Às vezes, os funcionários remotos podem se sentir desconectados dos colegas de trabalho e da cultura da empresa ou como se estivessem trabalhando em um silo.

Você pode ajudar as pessoas a se sentirem mais conectadas e motivadas reconhecendo regularmente as realizações por meio de menções nos canais da empresa, publicações marcadas no LinkedIn ou programas mais formais de reconhecimento de funcionários.

Gerencie equipes remotas como um profissional

A implementação dessas dicas e práticas recomendadas de gerenciamento o ajudará a criar um ambiente de trabalho remoto global próspero, no qual os funcionários estejam satisfeitos e sejam produtivos.

No entanto, conforme discutido acima, o gerenciamento de equipes remotas em vários países traz um conjunto exclusivo de desafios, como conformidade, folha de pagamento e leis trabalhistas - só para citar alguns. É nesse ponto que trabalhar com um Empregador de Registro (EOR) como o RemoFirst pode ser inestimável.

A parceria com o RemoFirst - um EOR que permite que as empresas empreguem trabalhadores em mais de 185 países - permite que você se concentre em gerenciar efetivamente sua equipe remota, enquanto nós cuidamos das tarefas legais e administrativas.

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