Como regra geral, os cidadãos da União Europeia (UE) podem viajar livremente para outros países da UE, bem como para os países do Espaço Econômico Europeu (EEE)(Islândia, Lichtenstein e Noruega) e para a Suíça.
No entanto, se a finalidade da visita estiver relacionada a negócios, os funcionários deverão comprovar que estão pagando ao sistema de previdência social do país de origem.
Os funcionários podem ser tributados duas vezes se não puderem fornecer a documentação necessária. Ou também podem enfrentar problemas legais, pois a legislação da UE determina que os indivíduos só podem pagar impostos de seguridade social em um país.
Os empregadores podem evitar isso obtendo um certificado A1 para os funcionários antes de qualquer viagem de negócios. Indivíduos autônomos também devem obter um certificado A1 antes de viajar a negócios nessa região.
Vamos nos aprofundar no que é um certificado A1, quando você precisa dele e como obtê-lo.
O que é um certificado A1?
Um certificado A1 é um documento formal que confirma que o titular do certificado paga contribuições de seguridade social em outro país europeu. Ele é necessário para residentes da UE/EEE que viajam para outro país europeu para fins comerciais, bem como para trabalhadores remotos que operam em outra nação europeia e profissionais autônomos.
Mesmo as pessoas que estiverem em outro país europeu para uma curta viagem de negócios, como uma conferência ou sessão de treinamento, devem obter um certificado A1.
O certificado mantém os benefícios da seguridade social para os trabalhadores em viagem no país em que vivem e evita a dupla contribuição para a seguridade social. Sem um Certificado AI, o viajante pode estar sujeito às leis de seguridade social do país que está visitando.
Quando você precisa de um certificado A1?
O certificado A1 é obrigatório para funcionários ou autônomos que trabalham temporariamente em outro país da UE/EEE para fins comerciais gerais. Isso inclui viagens de negócios iniciadas pelo próprio indivíduo, bem como viagens realizadas sob a direção de seu empregador. Essa exigência também se aplica a viagens de negócios para a Suíça ou países do tratado.
Caso contrário, de acordo com a Diretiva de Trabalhadores Destacados, um funcionário que trabalhe temporariamente em outro estado membro do EEE ou da UE deverá pagar os impostos locais de seguridade social no dia em que chegar.
Por exemplo, se um vendedor na França viajar para o escritório da empresa na Alemanha para treinar novos funcionários por uma semana, ele precisará de um certificado A1. Caso contrário, o vendedor corre o risco de ter as contribuições de seguridade social deduzidas tanto na França quanto na Alemanha.
É obrigatório ter um certificado de IA?
Sim, um certificado A1 é exigido em todos os estados membros da UE, países do EEE e Suíça.
Sem ele, o viajante pode ter dificuldades para comprovar sua situação previdenciária e pode enfrentar multas pesadas, perda de cobertura previdenciária em seu país de origem, contribuições retroativas para a previdência social e até possíveis restrições comerciais no país que está visitando.
Onde o certificado A1 é válido?
Um certificado A1 é válido na UE, no EEE - que são todos os países membros da UE, além da Islândia, Noruega e Liechtenstein - e na Suíça.
Aqui está uma lista completa dos estados-membros da UE:
- Áustria
- Bélgica
- Bulgária
- Croácia
- Chipre
- República Tcheca
- Dinamarca
- Estônia
- Finlândia
- França
- Alemanha
- Grécia
- Hungria
- Irlanda
- Itália
- Letônia
- Lituânia
- Luxemburgo
- Malta
- Países Baixos
- Polônia
- Portugal
- Romênia
- Eslováquia
- Eslovênia
- Espanha
- Suécia
Países do EEE que não fazem parte da UE:
A validade do certificado também se estende a vários estados fora da UE que foram integrados ao mercado único europeu, incluindo:
Embora os Bálcãs Ocidentais também façam parte do mercado único europeu, o certificado A1 não é diretamente aplicável lá, pois os países da região têm suas próprias regulamentações de seguridade social.
Além disso, é importante ter em mente que a lista de países que usam certificados A1 pode mudar à medida que os tratados e as políticas evoluem.
Como obter um certificado A1
O empregador é responsável por solicitar o certificado A1 em nome de seus funcionários, mas os trabalhadores autônomos devem solicitar em seu próprio nome. A empresa ou o indivíduo deve solicitar um formulário A1 à autoridade de seguridade social do país de origem do funcionário, bem como informar as autoridades do país anfitrião antes da próxima viagem de negócios.
O processo de solicitação de A1 pode variar de país para país, mas o formulário, que está disponível on-line no idioma oficial de cada país, geralmente solicita detalhes sobre o emprego, a duração da designação e outras informações específicas sobre a viagem de negócios.
Os tempos de processamento variam, embora os aplicativos geralmente sejam processados dentro de 5 a 10 dias úteis. Entretanto, durante os períodos de pico, os tempos de processamento podem ser mais longos. Alguns países oferecem opções de processamento acelerado.
Embora seja possível obter certificados A1 retroativamente, é altamente recomendável que as solicitações sejam apresentadas com antecedência para evitar complicações.
Depois que a solicitação de A1 é aprovada, o solicitante recebe o certificado A1 em formato digital ou em papel. O funcionário deve fornecer cópias ao seu empregador e às instituições de seguridade social relevantes no país anfitrião.
Vale a pena observar: Um certificado A1 é específico para uma viagem de negócios. O empregador ou o trabalhador autônomo deve solicitar um novo certificado para qualquer viagem de negócios subsequente.
Por quanto tempo um certificado A1 é válido?
O certificado A1 é válido por 24 meses e cobre a duração específica da viagem do funcionário ao exterior.
Se o funcionário precisar estender sua viagem, poderá solicitar um novo certificado A1 antes que o original expire. Há também a opção de mudar para o sistema de seguridade social do outro país.
Os funcionários que viajam com frequência para outros países europeus também podem solicitar um certificado A1 de um ano se trabalharem além das fronteiras pelo menos uma vez por mês ou pelo menos cinco dias por trimestre.
Quais são as penalidades por não obter um certificado A1?
É obrigatório que os funcionários tenham um certificado A1 quando viajarem para outro país da UE/EEE a trabalho. Sem ele, eles não poderão comprovar em que país pagam o seguro social e poderão ser penalizados
As penalidades por não garantir um certificado A1 antes da viagem de negócios podem incluir:
- Multas: Elas variam de país para país, mas podem chegar a até 10.000 euros na Áustria, por exemplo. Elas também podem ser impostas a empregadores e empregados.
- Recusa de entrada: Os viajantes podem não ter permissão para entrar no país de destino.
- Dificuldade na viagem de volta: Os funcionários também podem ter problemas ao retornar ao seu país de origem.
- Pagamentos de seguridade social: Os viajantes a negócios podem ser obrigados a pagar o seguro social no país que estão visitando e no país de origem para cada dia de trabalho no exterior.
- Negação de benefícios: Os funcionários podem não ter direito aos benefícios do seguro contra acidentes se sofrerem um acidente relacionado ao trabalho durante a visita.
- Acesso negado: Os viajantes podem ser impedidos de acessar o espaço de trabalho de seu empregador no país que estão visitando. Eles também podem ser impedidos de entrar em centros de exposições e convenções.
Confira alguns exemplos de como pode ser oneroso realizar viagens de negócios na Europa sem garantir a conformidade adequada.
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Como já estabelecemos, um certificado A1 é obrigatório para os funcionários que realizam negócios além das fronteiras europeias e é responsabilidade do empregador obter esse certificado. O não cumprimento dessa obrigação pode ter consequências graves.
Uma maneira fácil de garantir que seus funcionários europeus permaneçam em conformidade durante suas viagens é fazer parceria com um empregador de registro (EOR) como o RemoFirst.
Um EOR assume a responsabilidade legal de contratar e gerenciar funcionários em nome de sua empresa e assume todas as tarefas formais de emprego, inclusive a folha de pagamento global e a adesão às leis trabalhistas locais.
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