As organizações sem fins lucrativos buscam canalizar o máximo possível de seus recursos para a missão, o que significa que precisam maximizar cada dólar. Uma maneira de tornar a contratação mais econômica é com uma expansão global para determinadas funções, como a execução de tarefas administrativas. Isso também amplia o pool de talentos em potencial e pode tornar o processo de contratação mais inclusivo sem a necessidade de abrir uma entidade legal separada. No entanto, a contratação em novos países também acarreta riscos. As organizações sem fins lucrativos podem reduzir as despesas gerais e os riscos utilizando os serviços de Employer of Record.

Os Employers of Record (Empregadores de Registro), ou EORs, assumem todas as responsabilidades legais de qualquer equipe contratada internacionalmente e também podem auxiliar na obtenção de vistos para que os funcionários trabalhem legalmente em outros países. Os EORs garantem a conformidade com as leis e regulamentações locais e podem gerenciar as funções de recursos humanos, como contratação, integração, folha de pagamento e administração de pacotes de benefícios.

Primeiramente, daremos uma olhada em alguns dos desafios comuns que as organizações sem fins lucrativos enfrentam ao contratar em outros países e, em seguida, veremos como as EORs podem ajudar.

Regulamentos de estabelecimento permanente e responsabilidade tributária adicional

O risco de estabelecimento permanente (PE) refere-se às autoridades fiscais que determinam que sua organização está operando a partir de um local fixo de negócios no país. Se eles determinarem que a sua organização sem fins lucrativos tem um estabelecimento permanente, você corre o risco de estar sujeito a impostos no futuro, bem como de ser responsabilizado por quaisquer impostos atrasados que eles determinarem que você deve.

Para organizações sem fins lucrativos que são especificamente encarregadas de trabalhar além das fronteiras, como as Organizações Não Governamentais Internacionais (ONGIs), o risco de acionar o PE em vários países pode ser uma questão espinhosa com despesas que se acumulam rapidamente.

Infelizmente, o registro como organização sem fins lucrativos em um país não necessariamente isenta sua organização de impostos associados ao PE em outros países. É provável que as autoridades locais avaliem o tipo de trabalho realizado, e não o objetivo beneficente do trabalho, ao avaliar o status de PE de uma organização.

Além disso, os padrões para PE variam de país para país e as autoridades podem determinar que sua organização sem fins lucrativos se qualifica de acordo com as leis trabalhistas do país, mesmo sem um escritório físico. A legislação trabalhista do Canadá, por exemplo, determina o PE com base no "local principal" onde uma organização realiza seu trabalho.

As organizações sem fins lucrativos que dependem de seu status de isenção de impostos para ajudar a navegar em margens estreitas devem consultar profissionais da área tributária para garantir que reduzam possíveis obrigações fiscais relacionadas a PE e as penalidades associadas.

Conformidade simultânea com as leis trabalhistas globais

Para as organizações sem fins lucrativos, é fundamental entender as regulamentações trabalhistas de cada país em que operam. As regulamentações locais podem diferir muito de um país para outro, e pode ser complexo manter-se em conformidade com as leis trabalhistas locais que regem tudo, desde impostos sobre a folha de pagamento até licença remunerada, seguro de saúde e indenização dos trabalhadores.

Por exemplo, na Alemanha, os funcionários que trabalham em uma semana de cinco dias têm direito a pelo menos 20 dias de férias por ano. Os funcionários na Romênia também têm direito a 20 dias de férias anuais e, além disso, têm o direito de tirar férias pessoais não remuneradas quando necessário.

Se a sua organização sem fins lucrativos opera em vários países, os direitos e benefícios a que os funcionários têm direito dependerão do país específico em que cada funcionário trabalha. É provável que outras leis trabalhistas locais, como as que regem a saúde e a segurança no local de trabalho, também variem, e o não cumprimento pode acarretar multas.

Administração de uma folha de pagamento global

As taxas de câmbio flutuantes e as leis trabalhistas locais que regem o pagamento e a remuneração apresentam possíveis armadilhas para organizações sem fins lucrativos que gerenciam uma folha de pagamento global. Alguns desafios comuns incluem:

• Segurança de dados: O gerenciamento de dados confidenciais de funcionários em outros países aumenta o risco de violações e, se uma delas ocorrer, poderá custar caro tanto para seus funcionários quanto para sua organização. As leis de privacidade de dados variam de país para país, e as organizações sem fins lucrativos que operam na União Europeia (UE) estão sujeitas ao Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR), que descreve as mais rigorosas normas internacionais de privacidade de dados.
• Flutuações de moeda: As taxas de câmbio flutuam constantemente e podem complicar os cálculos da folha de pagamento. Não prever com precisão as discrepâncias nas taxas de câmbio pode resultar em perdas financeiras significativas e dificultar o pagamento da folha de pagamento da organização sem fins lucrativos.
• Erros e fraudes: Erros na folha de pagamento, como funcionários pagos incorretamente ou deixados na folha de pagamento após a rescisão, e fraudes (por exemplo, solicitações de reembolso para despesas falsas) podem ser mais difíceis de eliminar de forma eficiente em uma força de trabalho distribuída.

Em última análise, o esforço necessário para pagar uma força de trabalho global de forma compatível e precisa é substancial e pode resultar em multas se não for administrado corretamente.

Garantia de que os funcionários sejam classificados corretamente

Pode ser difícil determinar se os trabalhadores devem ser classificados como funcionários de tempo integral, funcionários de meio período ou prestadores de serviços independentes, mesmo quando operam em apenas um país.

A classificação pode se tornar ainda mais confusa quando um conjunto de talentos é empregado por contrato, enquanto outros trabalham como funcionários autônomos. No entanto, independentemente do motivo subjacente, erros na forma como sua organização sem fins lucrativos classifica os funcionários podem levar rapidamente a multas caras.

Ainda assim, é comum a contratação simultânea de funcionários de várias classificações. Por exemplo, uma ONGI que oferece assistência médica gratuita em um país em desenvolvimento pode empregar médicos locais como prestadores de serviços independentes e, ao mesmo tempo, contar com uma equipe de tempo integral para a logística. No entanto, dependendo das leis desse país, há riscos de conformidade de possíveis classificações incorretas. Por exemplo, se as autoridades desse país determinarem que os médicos devem ser classificados como funcionários e não como prestadores de serviços, isso poderá resultar em penalidades financeiras para sua organização sem fins lucrativos.

Navegando em vistos e permissões de trabalho

Uma estratégia global permite que as organizações sem fins lucrativos aproveitem um conjunto mais amplo de talentos de alto nível em novos mercados com habilidades e experiências diversas. Por exemplo, uma organização pode querer recrutar um engenheiro de saneamento de água de um país para aproveitar sua experiência em um projeto de água limpa em outro país.

Por outro lado, as organizações sem fins lucrativos também podem enviar membros de sua equipe local para trabalhar em projetos internacionais. Isso pode envolver atribuições de curto prazo para ampliar um projeto específico ou colocações de longo prazo para liderar uma iniciativa em um determinado país.

Em ambos os casos, a organização sem fins lucrativos precisará solicitar um visto para que seus funcionários possam trabalhar legalmente em um país onde não residem legalmente. As especificidades dos pedidos de visto são ditadas pelas regras e regulamentos individuais do país onde o funcionário estará trabalhando, e o processo pode ser demorado e complicado.

Se for descoberto que um funcionário está trabalhando em um país onde não tem permissão legal, isso pode ser uma dor de cabeça cara para a sua organização.

Simplifique a contratação global com um EOR

A contratação de funcionários internacionais é complicada e expõe as organizações sem fins lucrativos a normas e riscos legais que vão além das leis trabalhistas de seu país de origem. Quando não gerenciado corretamente, o processo pode expor as organizações a custos desnecessários.

Desde a integração e a administração de benefícios até o processamento da folha de pagamento e os contratos de trabalho, os serviços da EOR ajudam as organizações sem fins lucrativos a lidar com a complexidade da contratação de talentos internacionais e oferecem tranquilidade.

Um parceiro Employer of Record pode ajudar:

• Padronize a conformidade: Os EORs atuam como empregadores legais de sua equipe internacional, cuidando de todo o trabalho pesado - desde a integração de novos contratados e a saída de funcionários, contratos e folha de pagamento, impostos e regulamentações, até o gerenciamento de benefícios. Seu conhecimento especializado garante que você opere em conformidade em todos os países onde emprega funcionários.
• Cause um impacto global localmente: Um profundo conhecimento das leis trabalhistas locais, das nuances culturais e das regulamentações monetárias permite que os EORs forneçam percepções que apoiem contratações internacionais bem-sucedidas, incluindo o gerenciamento do processo de solicitação de visto.
• Apoiar o trabalho focado na missão: Ao terceirizar as complexidades de RH, os EORs liberam a equipe da sua organização sem fins lucrativos dos encargos administrativos, como gerenciar a conformidade legal das contratações de prestadores de serviços, para que se concentrem no que é mais importante: cumprir a missão da sua organização.
• Administração completa da folha de pagamento e dos benefícios: Os serviços globais de folha de pagamento garantem que todos os funcionários recebam seus salários em dia e em sua moeda local.

Ao escolher o Remofirst como o empregador de registro da sua organização sem fins lucrativos, podemos ajudá-lo a contratar em conformidade em mais de 180 países. E com preços transparentes que começam em US$ 199 por mês, por funcionário, e US$ 25 por pessoa por mês para prestadores de serviços, você poderá orçar mais facilmente os custos de pessoal.

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