As equipes remotas são a nova norma no mundo de hoje e podem ser a chave para o crescimento rápido de uma empresa. Um estudo realizado pela Global Workplace Analytics constatou que os trabalhadores remotos eram de 35 a 40% mais produtivos quando trabalhavam em casa (os funcionários remotos da American Express produziam 43% mais do que seus colegas que trabalhavam no escritório). Ao contratar remotamente, você também tem acesso a um pool de trabalho internacional, o que significa mais talentos para sua empresa (entre outros benefícios). Ter uma equipe remota tem seus desafios, mas não é nada que não possa ser resolvido com as estratégias certas. Aqui discutimos três dicas importantes que você pode usar para gerenciar equipes remotas globalmente.

1. Criar estrutura: Atribuir responsabilidades e receber a opinião dos funcionários

Estruturas previsíveis resultam em alta produtividade no local de trabalho em ambientes de trabalho remoto, onde os funcionários têm maior probabilidade de se desconectar. É importante envolver os funcionários ao criar essas estruturas para garantir seu sucesso - dê aos funcionários a chance de decidir com que tipo de estrutura eles trabalham melhor, para que se sintam confortáveis trabalhando remotamente.

As estruturas claras podem vir na forma de:

• Programações de reuniões claras e horários rotativos para garantir que nenhum membro seja constantemente incomodado por reuniões atrasadas ou adiantadas (dependendo dos fusos horários)
• Decidir sobre a estrutura e a cadência mais eficazes para a realização de reuniões, de modo que elas sejam focadas e orientadas por objetivos (preparar de forma assíncrona)
• Conscientizar os funcionários sobre suas próprias responsabilidades, as de seus colegas e como eles se encaixam no processo

2. Comunicação, check-ins regulares e feedback contínuo

O excesso de comunicação é fundamental para garantir que seus funcionários entendam e alcancem os resultados desejados, pois pode ser fácil se perder em um mar de tarefas. Isso é especialmente verdadeiro para o trabalho assíncrono. Algumas das dicas para uma comunicação remota mais eficaz são:

• Videoconferência - para incentivar interações face a face, além dos aplicativos tradicionais de e-mail e mensagens
• Definir regras claras de comunicação - a comunicação deve ser concisa. Por exemplo, se você quiser um prazo de 24 horas, deve ser claro sobre quando as 24 horas começam e quando terminam. Evite termos vagos como "rapidamente" e "em breve" ao descrever os resultados esperados para que os funcionários saibam quais tarefas devem priorizar. Também deve haver prazos claros para coisas como responder a e-mails (ou seja, 24 horas para e-mails internos)
• Solicitar feedback - Dar e receber feedback claro e regular garante que os funcionários executem as tarefas de acordo com as expectativas estabelecidas. O feedback eficaz deve ser positivo e específico.

3. Crie procedimentos e processos bem documentados

É importante ter processos bem documentados para seus funcionários remotos, para que você possa garantir que todos estejam seguindo as mesmas diretrizes e que haja um ponto de orientação claro para os funcionários que iniciam uma nova tarefa. É nesse ponto que os documentos "vivos" (aqueles que são atualizados regularmente com as informações mais recentes) entram em ação, de modo que cada procedimento documentado seja constantemente atualizado com base nas necessidades em evolução da sua empresa. Certifique-se de que seus funcionários saibam onde encontrar esses documentos e permita que eles contribuam com ideias impactantes para aprimorar o processo.

Algumas outras boas práticas para comunicação e processos eficazes são:

• Definir os melhores canais para comunicar diferentes tipos de informações, por exemplo, canais do Slack para diferentes projetos
• Estabelecer um estilo de comunicação que funcione para todos os envolvidos, por exemplo, se o Slack estiver ficando muito barulhento, você precisa encontrar uma maneira de destacar o que é importante
• Informar aos funcionários quem devem procurar para diferentes tipos de perguntas

Bônus: Crie um ambiente de confiança

A confiança é a base principal para o gerenciamento de uma força de trabalho remota. A criação de um ambiente de confiança começa com o processo de contratação e perdura durante o período em que o funcionário está na empresa. Pesquisas indicam que as empresas com alto índice de confiança têm um retorno financeiro 286% maior do que as organizações com baixo índice de confiança. Você pode estabelecer um ambiente de confiança ao:

a) Ter um processo de integração ideal

Mantenha a comunicação fluindo durante todo o processo para que o funcionário se sinta atendido antes de seu primeiro dia. Estabeleça quaisquer requisitos com antecedência para que não haja confusão quando chegar a data de início. Esse processo pode ser gerenciado com a implementação de um software como o SenseHR em suas operações, pois ele ajudará a simplificar a integração do funcionário.

b) Foco no resultado

Microgerenciar as cargas de trabalho dos funcionários demonstra desconfiança na equipe. É melhor se concentrar nos resultados finais em vez de no tempo que o funcionário gasta em cada tarefa (a menos que você esteja lidando com tarefas que exijam o controle do tempo de conclusão do funcionário). Concentre-se em definir o resultado e estabelecer prazos claros. Você também pode criar marcos de tarefas para garantir que nada fique para trás e agendar reuniões em torno desses marcos para discutir o progresso e os desafios.

c) Fornecimento de feedback

Quando um funcionário concluir uma tarefa, avalie seu desempenho e forneça feedback honesto e oportuno. Identifique as áreas que poderiam ser melhoradas e, ao mesmo tempo, destaque seus pontos fortes, para que os funcionários possam se sentir mais confiantes em seu trabalho.

Gerencie equipes remotas como um profissional

Contratar pessoas em quem você confia é o primeiro passo para contratar uma equipe remota que você possa gerenciar facilmente. Concentre-se na criação e na documentação de processos para aumentar a produtividade e, ao mesmo tempo, defina seus canais e estilos de comunicação para que sejam claros e oportunos. Não há problema em deixar seu funcionário gerenciar o tempo dele, concentrando-se no resultado final, em vez de microgerenciar cada tarefa (isso economiza o tempo de ambos a longo prazo!).

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