O trabalho remoto tornou mais fácil do que nunca para as empresas aproveitarem os pools de talentos globais.
No entanto, navegar pelas complexidades dos sistemas jurídicos e regulamentações internacionais pode ser assustador para os proprietários de empresas.
Os empregadores de registro (EORs) assumem a responsabilidade pela conformidade com a legislação trabalhista de empresas que empregam uma força de trabalho global. Porém, trabalhar com um EOR também pode apresentar alguns riscos potenciais.
Principais conclusões:
- Os provedores de EOR simplificam a expansão global atuando como empregador legal dos funcionários internacionais, supervisionando a conformidade com as leis trabalhistas locais.
- Pedir recomendações, analisar depoimentos de clientes e solicitar detalhamentos de preços o ajudará a selecionar um EOR que melhor se adapte à sua empresa.
- As empresas devem monitorar ativamente a conformidade do EOR com as leis trabalhistas locais e as normas de privacidade de dados para minimizar os possíveis riscos.
O que são serviços de empregador de registro?
Os serviços EOR ajudam as empresas a expandir sua força de trabalho, atuando como empregador legal da equipe internacional da empresa. O parceiro EOR cuida de todos os detalhes legais da contratação e do gerenciamento dos funcionários da empresa em outros países, como:
- Entrada em novos mercados
- Navegar pelas complexas leis trabalhistas locais
- Integração de novos funcionários
- Gerenciamento de tarefas de recursos humanos
Embora a parceria com um EOR ofereça vantagens significativas e geralmente reduza a exposição de sua empresa, é essencial estar ciente de alguns problemas potenciais que podem surgir se você não selecionar o parceiro certo.
Riscos da parceria com um empregador de registro
Violações de conformidade legal
Um dos principais benefícios de se trabalhar com um EOR é que ele gerencia as complexidades legais trabalhistas, inclusive as regulamentações fiscais, as leis salariais e os benefícios legais dos funcionários, como assistência médica, férias e licença médica. Os EORs também podem ajudar com verificações de antecedentes e pedidos de visto.
Acompanhar a evolução das mudanças nessas leis trabalhistas locais, que podem variar significativamente de país para país, pode exigir tempo e esforço. A escolha de um EOR de boa reputação, com experiência comprovada em conformidade internacional, pode facilitar o processo.
Custos financeiros ocultos
Embora as EORs ofereçam uma solução conveniente, suas estruturas de preços nem sempre são totalmente transparentes. Taxas ocultas, como custos administrativos associados à contratação e demissão de funcionários internacionais, podem afetar negativamente seus resultados.
Outros custos, desde taxas para obtenção de vistos e autorizações de trabalho até flutuações nas taxas de câmbio, também podem afetar seu orçamento.
Erros no contrato de trabalho
É necessário que os contratos de trabalho sejam precisos e estejam em conformidade. Entretanto, se seu EOR os preencher manualmente, sempre haverá a possibilidade de erro humano.
Contratos bem elaborados devem incluir cláusulas para proteger a propriedade intelectual (PI), o produto do trabalho e as informações confidenciais de sua empresa. Deixar de proteger adequadamente sua PI pode permitir que os concorrentes explorem seu trabalho, corroer a confiança dos clientes e causar impactos financeiros que vão desde a perda de receita até honorários advocatícios.
Erros na folha de pagamento
Embora um EOR ofereça conveniência, é essencial garantir que você supervisione a parceria, especialmente quando se trata da folha de pagamento da sua empresa.
O não acompanhamento do trabalho de um EOR (como seria feito em um departamento interno de RH) pode resultar em erros causados por:
- Falhas na comunicação: Mal-entendidos ou atrasos na transmissão de informações sobre mudanças de funcionários, como ajustes salariais, promoções ou demissões, podem causar pagamentos incorretos.
- Erros de entrada de dados: Erros na entrada de dados dos funcionários, como horas trabalhadas, informações fiscais ou detalhes da conta bancária, podem levar a contracheques imprecisos.
- Falhas no software: Problemas técnicos no sistema de folha de pagamento da EOR ou na integração com seus sistemas podem causar erros de processamento.
Para reduzir os riscos financeiros de erros na folha de pagamento, mantenha uma comunicação aberta com seu EOR, estabeleça procedimentos claros de relatório e implemente auditorias regulares para garantir a precisão da folha de pagamento e os pagamentos em dia.
Classificação incorreta de trabalhadores
Classificar erroneamente os trabalhadores como prestadores de serviços independentes, se mais tarde for descoberto que eles são empregados, pode levar a consequências graves, inclusive multas pesadas e impostos atrasados.
Embora o EOR cuide da relação de emprego, a responsabilidade pelas penalidades associadas à classificação imprecisa recai, em última instância, sobre sua empresa. É por isso que é essencial trabalhar com um EOR de sua confiança.
Proteção e segurança de dados
As leis de proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR), impõem requisitos rigorosos para a coleta, o armazenamento e o processamento de informações pessoais.
Assim como ocorre com a classificação incorreta, o não cumprimento dessas leis pode expor sua empresa a penalidades significativas, incluindo multas substanciais, ações judiciais e danos à reputação.
Para evitar essas armadilhas, escolha um EOR com um compromisso comprovado com medidas de proteção e segurança de dados.
Como minimizar os riscos ao trabalhar com um EOR
Pesquisa e avaliação de possíveis EORs
A seleção do EOR certo pode facilitar a expansão internacional. Mas não deixe de avaliar os possíveis candidatos antes de tomar uma decisão. Isso o ajudará a identificar o provedor de EOR que melhor se alinha às suas necessidades.
Busque recomendações e percepções de colegas ou contatos do setor que tenham trabalhado com EORs, analise depoimentos de clientes e estudos de caso, solicite amostras de documentos, como contratos de trabalho, e faça muitas perguntas a qualquer EOR que esteja pensando em contratar.
Depois, quando encontrar um serviço que se encaixe no perfil, verifique se o EOR opera nos países em que você planeja contratar, pois alguns EORs oferecem uma cobertura geográfica mais ampla do que outros.
Aprofundar os aspectos jurídicos e de conformidade
Confirme se o EOR com o qual você faz parceria oferece um entendimento completo das leis trabalhistas dos países em que você emprega funcionários, incluindo nuances relacionadas a benefícios, políticas de licença e procedimentos de rescisão.
Em seguida, certifique-se de que o EOR esteja equipado para se manter à frente de quaisquer mudanças nas leis trabalhistas locais. Por exemplo, pergunte sobre seus processos de monitoramento e adaptação às atualizações regulamentares, como mudanças na licença maternidade, taxas de impostos ou salário mínimo.
Antes de finalizar qualquer acordo, contrate um advogado especializado em direito trabalhista internacional para revisar o contrato e confirmar se os interesses de sua empresa estão protegidos.
Garantir a precisão do RH
Para ajudar a garantir que você minimize os erros de RH ao trabalhar com um EOR, informe-se sobre os procedimentos operacionais padrão para:
- Geração de contratos: Como eles garantem que os contratos de trabalho reflitam com precisão as leis locais e protejam sua propriedade intelectual?
- Processamento da folha de pagamento: Quais são as medidas adotadas para garantir pagamentos precisos e pontuais e, ao mesmo tempo, cumprir as regulamentações fiscais?
- Classificação dos trabalhadores: Como eles determinam a classificação adequada para evitar classificações incorretas?
Durante toda a sua parceria, monitore proativamente a adesão do EOR às regras trabalhistas e às exigências fiscais em constante evolução.
Revisão das proteções de segurança e privacidade de dados
Examine minuciosamente as medidas de segurança de dados de qualquer possível EOR, inclusive a forma como eles armazenam e processam informações confidenciais dos funcionários, como dados pessoais, detalhes da folha de pagamento e avaliações de desempenho.
Isso pode reduzir as possíveis violações de privacidade e proteger as informações confidenciais de sua empresa e de seus funcionários.
Além disso, certifique-se de que seu contrato com o EOR inclua cláusulas de segurança de dados que definam claramente as responsabilidades dele e suas expectativas. Essas cláusulas devem abordar os protocolos de notificação de violação de dados, as políticas de retenção de dados e a transferência segura de informações.
Solicite transparência de preços
Antes de se comprometer com um EOR, certifique-se de entender completamente a estrutura de preços dele. Não se contente com uma cotação básica; solicite uma análise detalhada de todos os custos, incluindo possíveis cobranças acessórias além das taxas básicas de serviço.
Por exemplo, informe-se sobre os custos de integração e desligamento, taxas associadas ao processamento de vistos ou permissões de trabalho e quaisquer encargos relacionados à conversão de moeda ou transferências eletrônicas internacionais.
Além disso, esclareça se há taxas variáveis, como aquelas baseadas no número de funcionários, serviços específicos de RH utilizados ou mudanças nas regulamentações locais.
Por que escolher o RemoFirst como seu empregador de registro?
Por meio de parcerias com parceiros confiáveis e estabelecidos em cada país em que operamos, o RemoFirst gerencia habilmente as complexidades legais que podem tornar desafiador o recrutamento e o gerenciamento de talentos remotos globais.
Nosso modelo baseado em parceria oferece aos nossos clientes suporte de conformidade flexível e escalável em mais de 180 países e elimina a necessidade de abrir sua própria entidade local em cada país onde você contrata.
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