Administrar uma empresa e todas as funções de RH que isso envolve pode ser demorado, especialmente para pequenas empresas, como uma startup. Algumas empresas não têm capacidade ou recursos para contratar um colaborador em tempo integral para gerenciar as tarefas administrativas de recursos humanos.
É por isso que muitas empresas recorrem às Organizações Profissionais de Empregadores (PEOs) para gerenciar suas funções de RH, como folha de pagamento e conformidade regulamentar.
No entanto, à medida que essas empresas continuam a crescer e se expandir, um serviço de “ Employer of Record ” (EOR) pode ser a opção mais adequada, especialmente se elas começarem a contratar funcionários internacionais em novos mercados.
A transição de um PEO para um EOR pode ser complexa e envolve processos como a elaboração de novos contratos e a migração de dados. Entretanto, seguir estas etapas pode ajudar a garantir uma transição bem-sucedida.
Principais conclusões:
- Tanto os PEOs quanto os EORs prestam serviços de RH, mas os EORs costumam ser a melhor opção para as empresas que estão expandindo o emprego global.
- A comunicação clara com seu PEO, EOR e seus funcionários ajuda a facilitar a transição para todas as partes interessadas.
- A auditoria de seu processo de transição permite que você resolva os problemas antes que eles afetem seus negócios.
Qual é a diferença entre um PEO e um EOR?
Embora os PEOs e os EORs ofereçam soluções de RH, eles atendem a necessidades diferentes.
Os serviços de PEO envolvem assumir a responsabilidade legal pelas tarefas de RH de uma empresa, como folha de pagamento e colaborador administração de benefícios, por meio de uma relação de co-emprego — mas, normalmente, apenas para funcionários que trabalham no mesmo país em que sua empresa está localizada.
Os serviços de EOR incluem:
- Gerenciar todos os aspectos das forças de trabalho globais
- Garantir a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas locais em vários países
- Manuseio da folha de pagamento global
- Mitigar os riscos legais associados à contratação global
Se a sua empresa estiver pronta para se expandir internacionalmente, considere fazer a transição de um PEO para um EOR.
Escolhendo um Employer of Record
A primeira etapa, obviamente, é escolher o EOR mais adequado às necessidades de sua empresa. Alguns aspectos a serem considerados incluem:
- Cobertura geográfica: A EOR opera nos países onde você planeja contratar? Considere tanto as necessidades imediatas quanto os países onde você pode estar pensando em contratar no futuro.
- Escopo dos serviços: Quais serviços a EOR oferece além da folha de pagamento básica e da conformidade? Por exemplo, ela realiza o envio de equipamentos, oferece suporte colaborador integração e administra benefícios?
- Estrutura de preços: A estrutura de preços é transparente e competitiva? Existem taxas adicionais não incluídas no preço inicial, como implementação, integração e taxas de câmbio?
- Suporte ao cliente: A EOR oferece um suporte ao cliente ágil e confiável? Quais são os canais disponíveis para solicitar ajuda? Por exemplo, é por meio de chat ao vivo chat, e-mail, telefone etc.?
- Experiência local: A EOR possui entidades próprias nos países em que opera ou trabalha com parceiros locais? Isso pode afetar não apenas o custo, mas também a conformidade com as leis trabalhistas locais.
Para se aprofundar na seleção do EOR certo, confira nosso artigo sobre perguntas a serem feitas ao escolher um EOR.
Analise seu contrato PEO existente
Antes de fazer a transição da sua PEO para uma EOR, você deve revisar o contrato atual para identificar quaisquer custos associados à rescisão antecipada do “ acordo ”.
Muitos contratos de PEO contêm cláusulas específicas que definem o prazo de aviso prévio necessário para encerrar o serviço acordo sem incorrer em multas. O não cumprimento desse prazo de aviso prévio pode resultar em onerosas taxas de rescisão antecipada.
Criar um plano de transição
Uma estratégia de transição bem definida agilizará desligamento da PEO e integração para a EOR sem interromper suas operações. Aqui estão algumas etapas a serem consideradas:
- Transição em fases: Em vez de uma mudança repentina, considere uma abordagem gradual para ajudar a minimizar as interrupções. Isso pode envolver a transição de funcionários em etapas, por exemplo, por departamento ou local.
- Planejamento de contingência: Desenvolva planos de backup abrangentes para lidar com possíveis bloqueios. Para funções críticas, como folha de pagamento, você deve ter soluções alternativas para garantir que seus funcionários não sejam afetados.
- Estratégia de comunicação: Estabeleça um plano claro para manter os funcionários, gerentes e seu novo provedor de EOR informados durante todo o processo.
- Estratégia de migração de dados: Elabore um plano detalhado para transferir os dados d colaborador o do seu PEO para o seu EOR. Isso inclui identificar os dados a serem transferidos, garantir a segurança dos dados e estabelecer um cronograma para o processo de migração.
Comunicar a mudança aos funcionários
Atualizações contínuas de status ajudam a facilitar o processo de transição para os funcionários.
Para começar, informe seus funcionários sobre a mudança que está por vir, explique as razões por trás da decisão e aborde os possíveis impactos em sua experiência de trabalho diária.
Especificamente, destaque quaisquer mudanças futuras em:
- Administração de benefícios: Explique como a transição pode afetar a inscrição, o acesso e o gerenciamento de seus benefícios. Por exemplo, haverá um novo provedor de seguro de saúde ou uma nova plataforma de benefícios?
- Estrutura hierárquica: Esclareça quaisquer mudanças nas linhas de subordinação ou nos contatos de RH. Por exemplo, isso poderia incluir o fornecimento de informações de contato para o suporte d colaborador e na EOR.
- Processos de folha de pagamento: Comunique todas as revisões iminentes das programações da folha de pagamento, dos métodos de pagamento ou dos formatos de holerite.
Rescindir o Contrato de Serviço de Gestão de Pessoal ( acordo ) com a PEO
É hora de encerrar formalmente seu relacionamento com o PEO.
Isso envolverá a conclusão de todos os processos administrativos e legais necessários para garantir um rompimento limpo e evitar possíveis complicações futuras.
Aqui estão algumas etapas importantes:
- Notificação formal de “ rescisão ”: Envie uma notificação por escrito à sua PEO, respeitando a cláusula “ rescisão ” prevista no seu contrato.
- Pagamentos pendentes: Liquide todas as faturas pendentes ou obrigações financeiras com a PEO. Isso inclui impostos sobre a folha de pagamento não pagos, contribuições para benefícios ou taxas administrativas.
- Recuperação de dados: Certifique-se de ter recebido todos os dados necessários colaborador da PEO, tais como registros de folha de pagamento, informações sobre benefícios e outros dados relevantes colaborador .
- Auditoria de conformidade: Realize uma auditoria final para garantir que todos os requisitos legais e de conformidade tenham sido atendidos durante a transição.
Iniciar a transição do PEO para a EOR
Trabalhe em estreita colaboração com seu novo provedor de EOR para garantir uma migração tranquila de todas as informações essenciais do colaborador . Isso inclui:
- Migração abrangente de dados: forneça à sua empresa de EOR todos os registros necessários colaborador , incluindo detalhes da folha de pagamento, informações sobre benefícios e dados fiscais.
- Novos contratos de trabalho: Como a EOR se torna a empregadora legal de sua equipe, ela precisará emitir novos contratos de trabalho que sigam os termos de emprego existentes e cumpram as leis trabalhistas locais.
- Segurança de dados: Confirme se o seu EOR tem políticas de proteção de dados para proteger as informações confidenciais de seus funcionários e se ele atende a todos os requisitos legais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia.
Auditoria do processo de transição
A transição de um PEO para um EOR envolve várias partes móveis, portanto, é essencial manter o controle da transferência com uma auditoria para ajudar a detectar quaisquer discrepâncias.
Isso deve incluir a revisão minuciosa de todos os contratos para garantir que a conformidade e a segurança dos dados tenham sido adequadamente abordadas e a validação de que as informações sobre folha de pagamento, impostos e benefícios sejam precisas.
Por fim, realize uma revisão pós-transição para resolver prontamente quaisquer questões pendentes.
O RemoFirst pode ajudá-lo a fazer uma transição tranquila de uma PEO
No RemoFirst, estamos aqui para orientá-lo em cada etapa do processo. Nossa equipe de especialistas fornecerá suporte personalizado e responderá a todas as suas perguntas, garantindo uma experiência sem estresse.
Pronto para saber mais sobre como o RemoFirst pode simplificar seu gerenciamento global de RH e garantir a conformidade durante uma expansão global?
Agende uma demonstração hoje mesmo e descubra como podemos ajudá-lo a fazer a transição para uma EOR e se beneficiar dela.
