Administrar uma empresa e todas as funções de RH que a acompanham pode consumir muito tempo, especialmente para pequenas empresas, como uma startup. Algumas empresas não têm a capacidade ou os recursos para contratar um funcionário em tempo integral para gerenciar as tarefas administrativas de recursos humanos.
É por isso que muitas empresas recorrem às Organizações Profissionais de Empregadores (PEOs) para gerenciar suas funções de RH, como folha de pagamento e conformidade regulamentar.
No entanto, como essas empresas continuam a crescer e a se expandir, um Employer of Record (EOR) pode ser mais adequado, especialmente se elas começarem a contratar funcionários internacionais em novos mercados.
A transição de um PEO para um EOR pode ser complexa e envolve processos como a elaboração de novos contratos e a migração de dados. Entretanto, seguir estas etapas pode ajudar a garantir uma transição bem-sucedida.
Principais conclusões:
- Tanto os PEOs quanto os EORs prestam serviços de RH, mas os EORs costumam ser a melhor opção para as empresas que estão expandindo o emprego global.
- A comunicação clara com seu PEO, EOR e seus funcionários ajuda a facilitar a transição para todas as partes interessadas.
- A auditoria de seu processo de transição permite que você resolva os problemas antes que eles afetem seus negócios.
Qual é a diferença entre um PEO e um EOR?
Embora os PEOs e os EORs ofereçam soluções de RH, eles atendem a necessidades diferentes.
Os serviços de PEO envolvem assumir a responsabilidade legal pelas tarefas de RH de uma empresa, como a administração da folha de pagamento e dos benefícios dos funcionários, por meio de um relacionamento de coemprego, mas, normalmente, apenas para os funcionários sediados no mesmo país da sua empresa.
Os serviços de EOR incluem:
- Gerenciar todos os aspectos das forças de trabalho globais
- Garantir a conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas locais em vários países
- Manuseio da folha de pagamento global
- Mitigar os riscos legais associados à contratação global
Se a sua empresa estiver pronta para se expandir internacionalmente, considere fazer a transição de um PEO para um EOR.
Escolha de um empregador de registro
A primeira etapa, obviamente, é escolher o EOR mais adequado às necessidades de sua empresa. Alguns aspectos a serem considerados incluem:
- Cobertura geográfica: A EOR opera nos países onde você planeja contratar? Considere tanto as necessidades imediatas quanto os países onde você pode estar pensando em contratar no futuro.
- Escopo do serviço: Quais serviços a EOR oferece além da folha de pagamento básica e da conformidade? Por exemplo, eles enviam equipamentos, oferecem suporte à integração de funcionários e fornecem administração de benefícios?
- Estrutura de preços: O preço é transparente e competitivo? Há taxas adicionais não incluídas no preço inicial, como taxas de configuração, de integração e de câmbio?
- Suporte ao cliente: A EOR oferece um suporte ao cliente ágil e confiável? Quais são os canais disponíveis para buscar ajuda? Por exemplo, é por meio de bate-papo ao vivo, e-mail, telefone etc.?
- Experiência local: A EOR possui entidades próprias nos países em que opera ou trabalha com parceiros locais? Isso pode afetar não apenas o custo, mas também a conformidade com as leis trabalhistas locais.
Para se aprofundar na seleção do EOR certo, confira nosso artigo sobre perguntas a serem feitas ao escolher um EOR.
Analise seu contrato PEO existente
Antes de fazer a transição do seu PEO para uma EOR, você deve analisar o contrato existente para identificar quaisquer custos associados à rescisão antecipada do contrato.
Muitos contratos de PEO têm cláusulas específicas que descrevem o período de aviso prévio necessário para rescindir o contrato de serviço sem incorrer em penalidades. O não cumprimento desse período de aviso prévio pode resultar em custosas taxas de rescisão antecipada.
Criar um plano de transição
Uma estratégia de transição bem definida agilizará a saída da PEO e a entrada na EOR sem interromper suas operações. Aqui estão algumas etapas a serem consideradas:
- Transição em fases: Em vez de uma mudança repentina, considere uma abordagem gradual para ajudar a minimizar as interrupções. Isso pode envolver a transição de funcionários em etapas, por exemplo, por departamento ou local.
- Planejamento de contingência: Desenvolva planos de backup abrangentes para lidar com possíveis bloqueios. Para funções críticas, como folha de pagamento, você deve ter soluções alternativas para garantir que seus funcionários não sejam afetados.
- Estratégia de comunicação: Estabeleça um plano claro para manter os funcionários, gerentes e seu novo provedor de EOR informados durante todo o processo.
- Estratégia de migração de dados: Desenvolva um plano detalhado para transferir os dados dos funcionários da PEO para a EOR. Isso inclui identificar os dados a serem transferidos, garantir a segurança dos dados e estabelecer um cronograma para o processo de migração.
Comunicar a mudança aos funcionários
Atualizações contínuas de status ajudam a facilitar o processo de transição para os funcionários.
Para começar, informe seus funcionários sobre a mudança que está por vir, explique as razões por trás da decisão e aborde os possíveis impactos em sua experiência de trabalho diária.
Especificamente, destaque quaisquer mudanças futuras em:
- Administração de benefícios: Explique como a transição pode afetar a inscrição, o acesso e o gerenciamento de seus benefícios. Por exemplo, haverá um novo provedor de seguro de saúde ou uma nova plataforma de benefícios?
- Estrutura de relatórios: Esclareça todas as alterações nas linhas de relatórios ou contatos de RH. Por exemplo, isso pode incluir o fornecimento de informações de contato para o suporte ao funcionário na EOR.
- Processos de folha de pagamento: Comunique todas as revisões iminentes das programações da folha de pagamento, dos métodos de pagamento ou dos formatos de holerite.
Rescindir o contrato com o PEO
É hora de encerrar formalmente seu relacionamento com o PEO.
Isso envolverá a conclusão de todos os processos administrativos e legais necessários para garantir um rompimento limpo e evitar possíveis complicações futuras.
Aqui estão algumas etapas importantes:
- Aviso formal de rescisão: Envie uma notificação por escrito ao seu PEO, de acordo com a cláusula de rescisão do seu contrato.
- Pagamentos pendentes: Liquide todas as faturas pendentes ou obrigações financeiras com a PEO. Isso inclui impostos sobre a folha de pagamento não pagos, contribuições para benefícios ou taxas administrativas.
- Recuperação de dados: Certifique-se de ter recebido todos os dados necessários dos funcionários da PEO, como registros da folha de pagamento, informações sobre benefícios e outros dados relevantes dos funcionários.
- Auditoria de conformidade: Realize uma auditoria final para garantir que todos os requisitos legais e de conformidade tenham sido atendidos durante a transição.
Iniciar a transição do PEO para a EOR
Trabalhe em conjunto com seu novo provedor de EOR para garantir uma migração tranquila de todas as informações essenciais dos funcionários. Isso inclui:
- Migração abrangente de dados: Forneça ao seu EOR todos os registros de funcionários necessários, incluindo detalhes da folha de pagamento, informações sobre benefícios e dados fiscais.
- Novos contratos de trabalho: Como a EOR se torna a empregadora legal de sua equipe, ela precisará emitir novos contratos de trabalho que sigam os termos de emprego existentes e cumpram as leis trabalhistas locais.
- Segurança de dados: Confirme se o seu EOR tem políticas de proteção de dados para proteger as informações confidenciais de seus funcionários e se ele atende a todos os requisitos legais, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia.
Auditoria do processo de transição
A transição de um PEO para um EOR envolve várias partes móveis, portanto, é essencial manter o controle da transferência com uma auditoria para ajudar a detectar quaisquer discrepâncias.
Isso deve incluir a revisão minuciosa de todos os contratos para garantir que a conformidade e a segurança dos dados tenham sido adequadamente abordadas e a validação de que as informações sobre folha de pagamento, impostos e benefícios sejam precisas.
Por fim, realize uma revisão pós-transição para resolver prontamente quaisquer questões pendentes.
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