Você já viu os dados: o trabalho remoto leva ao aumento da produtividade, a pools de talentos mais amplos e à redução dos custos indiretos. Agora, você está pronto para levar sua organização além dos arranjos híbridos básicos para um modelo verdadeiramente remoto.
No entanto, como qualquer mudança organizacional significativa, essa transição exige planejamento cuidadoso e visão executiva.
Principais conclusões:
- Uma transição bem-sucedida do remote-first requer a reestruturação de seus processos organizacionais e da pilha de tecnologia.
- A criação de uma cultura de trabalho remoto inclusiva exige esforços intencionais de formação de equipes.
- Políticas claras sobre comunicação e colaboração são essenciais para manter a excelência operacional em um ambiente distribuído.
Remoto primeiro vs. Totalmente remoto
Antes de mergulhar no processo de transição, é fundamental entender o que "remote-first" realmente significa e como isso difere de ser totalmente remoto.
Uma empresa remota prioriza o trabalho remoto como o modo padrão de operação, mas ainda pode manter escritórios físicos para aqueles que preferem trabalhar pessoalmente. Em contrapartida, uma empresa totalmente remota opera sem escritórios físicos, exigindo que todos os funcionários trabalhem remotamente.
Em um modelo remote-first, sua empresa:
- Projeta todos os processos e sistemas tendo os funcionários remotos como usuários principais
- Oferece acesso igualitário a oportunidades e informações, independentemente do local
- Mantém espaços físicos opcionais para colaboração, reuniões com clientes ou funcionários que preferem um ambiente de escritório
- Documenta todas as discussões e decisões importantes para manter as equipes distribuídas alinhadas
- Trata o trabalho no escritório como um complemento, e não como um substituto, do trabalho remoto
Essa abordagem equilibrada oferece o melhor dos dois mundos: a flexibilidade e o acesso global a talentos do trabalho remoto, combinados com a opção de colaboração presencial quando isso agrega valor.
Para muitas organizações, o trabalho remoto em primeiro lugar oferece um caminho mais prático do que o trabalho totalmente remoto, especialmente quando se consideram os relacionamentos com os clientes, os requisitos específicos da função ou as preferências dos talentos locais.
Aqui está uma tabela de comparação entre o remote-first e outros modelos de trabalho.
Você está pronto para começar a usar o Remote-first?
Ser uma empresa que prioriza o trabalho remoto é mais do que simplesmente permitir que as pessoas trabalhem em casa. Requer uma reimaginação da mentalidade, dos fluxos de trabalho e das políticas.
Aqui estão algumas considerações antes de você decidir usar o sistema remoto primeiro:
Obter a adesão da liderança
A adesão dos executivos não é negociável. Sua equipe de liderança deve apoiar a iniciativa e defender ativamente a cultura do trabalho remoto em primeiro lugar. Os líderes precisam entender os benefícios e os desafios do trabalho remoto e comunicar claramente seu apoio a toda a organização.
Criar um plano de transição
Um plano de transição detalhado descreve como sua empresa mudará para um modelo remoto primeiro. Esse plano deve incluir:
- Cronograma da transição
- Estratégia de comunicação durante e após a transição
- Estrutura de ferramentas e tecnologias necessárias para o trabalho remoto
- Treinamento para gerentes e funcionários
- Principais mudanças nas políticas
Desenvolver uma política Remote-first
Uma política remote-first define as expectativas de como os funcionários devem trabalhar e colaborar nesse novo ambiente. Principais elementos a serem incluídos:
- Expectativas de horário de trabalho e disponibilidade
- Diretrizes para reuniões virtuais
- Normas de comunicação (síncrona vs. assíncrona)
- Requisitos de configuração de escritório em casa, incluindo estipêndios e reembolsos de escritório em casa
- Requisitos e protocolos de segurança cibernética
- Limites geográficos de contratação (devido a possíveis implicações fiscais)
Precisa de alguma inspiração para políticas remotas que funcionem? Aqui estão algumas que consideramos úteis:
Etapas para a transição para um ambiente de trabalho remoto
A transição bem-sucedida para uma empresa que prioriza o trabalho remoto exige mudanças criteriosas nas ferramentas, nas práticas de comunicação e na cultura da empresa.
Use as ferramentas certas
A espinha dorsal de uma organização que prioriza o controle remoto é uma pilha de tecnologia amigável ao controle remoto.
Mike Chappell, CEO e cofundador da FormsPal, diz que sua empresa fez a transição para o trabalho remoto antes da pandemia, e a escolha das ferramentas certas teve um papel importante.
"Em primeiro lugar, nos concentramos em criar canais de comunicação claros em toda a nossa equipe", diz Chappell. "Tecnicamente não foi difícil, mas nem todos estavam acostumados a dar atualizações pelo Slack e compartilhá-las com todos os membros da equipe envolvidos em um determinado projeto. Também começamos a usar as ferramentas de gerenciamento de projetos de forma mais ativa e não como armazenamento em nuvem de planilhas e documentos, como acontecia antes. E para garantir que todos pudessem usar todos os recursos, criamos guias para nossas ferramentas e aplicativos mais usados."
Investir em ferramentas que facilitem a colaboração contínua, como:
- Plataformas de videoconferência para interações face a face (por exemplo, Zoom, Microsoft Teams)
- Aplicativos de mensagens da equipe para comunicações rápidas e conversas virtuais no bebedouro (por exemplo, Slack)
- Software de gerenciamento de projetos para monitorar e coordenar o trabalho em diferentes fusos horários (por exemplo, Trello, Asana)
- Ferramentas de compartilhamento de documentos para colaboração em tempo real (por exemplo, Google Docs)
- Sistemas de gerenciamento de conhecimento para manter a memória institucional (por exemplo, Notion)
Criando uma cultura que prioriza o controle remoto
A construção da cultura em um ambiente remoto requer esforço intencional e abordagens criativas. Foco em:
- Atividades regulares de formação de equipes virtuais que se adaptam a diferentes fusos horários
- Criar oportunidades para interações informais por meio de bate-papos virtuais ou canais baseados em interesses (por exemplo, #pets)
- Reconhecer e comemorar as conquistas da equipe de forma visível e inclusiva
Como parte de ser remoto em primeiro lugar (mas não totalmente remoto), considere implementar reuniões presenciais trimestrais ou semestrais para fortalecer os laços da equipe e reuni-la periodicamente.
Elaboração de políticas abrangentes de trabalho remoto
Certifique-se de criar diretrizes claras que abranjam as expectativas e políticas para o trabalho remoto.
Elementos essenciais das políticas de trabalho remoto
Suas políticas de trabalho remoto devem fornecer orientações claras e, ao mesmo tempo, manter a flexibilidade. Termos a serem incluídos especificamente para empresas que trabalham remotamente:
- Horários básicos que acomodam diferentes fusos horários e, ao mesmo tempo, mantêm algum aspecto de trabalho síncrono
- Expectativas de tempo de resposta da comunicação (por exemplo, 24 horas de resposta para todas as comunicações assíncronas)
- Protocolos de reunião, incluindo políticas de câmera ligada/ microfone desligado (se quiser implementá-las) e diretrizes de gravação
- OKRs e métricas de sucesso focadas em resultados em vez de horas trabalhadas
- Oportunidades de treinamento e desenvolvimento profissional Remote-first
- Orientação sobre configurações de escritório em casa, equipamentos fornecidos pela empresa ou estipêndios de escritório em casa e requisitos de tecnologia.
- Recursos sobre bem-estar dos funcionários e saúde mental para trabalhadores remotos
Aaron Whittaker, vice-presidente de geração de demanda e marketing da Thrive Internet Marketing Agency, compartilha os principais elementos da política de trabalho remoto de sua agência:
"Implementamos o que chamamos de 'Blocos de comunicação amigáveis à zona' - períodos de sobreposição designados em que os membros da equipe em diferentes fusos horários podem colaborar em tempo real", diz Whittaker. "Fora desses blocos, contamos com a comunicação assíncrona por meio de documentação detalhada e atualizações em vídeo. Todas as decisões, processos e políticas são documentados em nosso wiki central, tornando as informações acessíveis independentemente do fuso horário."
Integração de novos funcionários em uma configuração remota
Adaptar seu processo de integração para se adequar a um modelo remoto primeiro garante que os novos contratados se sintam bem-vindos e integrados à cultura da empresa. Algumas práticas recomendadas para a integração remota incluem:
- Envio de um pacote de boas-vindas
- Configurar toda a tecnologia e os logins dos novos contratados
- Agendamento de chamadas de orientação com o RH, gerentes e membros da equipe
- Definição de expectativas de comunicação
- Criação de marcos para novos funcionários em um roteiro para o sucesso
Desafios comuns do trabalho remoto
Embora o trabalho remoto ofereça muitos benefícios, você deve tratar de alguns problemas potenciais com antecedência.
Armadilhas do Remote-first a serem evitadas
Estar ciente dos possíveis obstáculos para o sucesso do trabalho remoto ajuda sua empresa a se preparar para evitá-los. Por exemplo, certifique-se de evitar:
- Preconceito de proximidade favorecendo os funcionários do escritório em detrimento dos membros da equipe remota
- Silos de comunicação entre os funcionários remotos e os que trabalham no escritório
- Fadiga de zoom devido ao excesso de reuniões por vídeo
- Dificuldade em manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional
- Visibilidade reduzida das oportunidades de progressão na carreira
- Prejuízo à saúde mental dos trabalhadores remotos devido ao isolamento e à desconexão cultural
Enfrentar esses desafios por meio de:
- Pesquisas regulares de feedback para identificar problemas emergentes
- Documentação clara dos critérios e oportunidades de avanço
- Oportunidades estruturadas de socialização
- Horário de trabalho regular e limites de comunicação
Gerencie e pague sua equipe remota com o RemoFirst
À medida que sua organização adota operações remotas, você pode encontrar oportunidades de empregar talentos além das fronteiras. No entanto, a contratação internacional sem estabelecer uma entidade local traz requisitos de conformidade complexos, incluindo:
- Leis e regulamentos trabalhistas locais
- Obrigações fiscais e requisitos de relatórios
- Administração de benefícios em diferentes jurisdições
- Câmbio de moedas e pagamentos internacionais
- Classificação e contratos de funcionários
Como empregador de registro (EOR), o RemoFirst simplifica a contratação global em mais de 180 países. Nossa solução abrangente inclui:
- Contratação e integração em conformidade
- Gerenciamento global da folha de pagamento
- Administração de benefícios
- Assistência com solicitações de visto
Pronto para agilizar sua transição para uma organização que prioriza o trabalho remoto? Agende uma demonstração para saber como o RemoFirst pode apoiar sua estratégia de força de trabalho global.
