Há muitas partes móveis quando se trata de contratar trabalhadores remotos, incluindo a garantia de que eles tenham o equipamento certo para trabalhar com eficiência.
Os funcionários remotos não só precisam das ferramentas certas para realizar seu trabalho com eficiência, como também as tornam mais produtivas. De fato, 80% dos funcionários remotos poderiam aumentar sua produtividade em 25% com o equipamento adequado.
No entanto, gerenciar a distribuição de equipamentos de trabalho em diferentes locais, especialmente internacionalmente, pode ser um desafio.
Principais conclusões:
- Os funcionários que trabalham em casa nem sempre têm uma configuração ergonômica adequada, o que pode contribuir para a dor e até mesmo para a incapacidade.
- Há vários fatores a serem considerados ao determinar se o equipamento de escritório deve ser enviado aos funcionários remotos ou se eles devem comprar o que precisam.
- A parceria com um provedor de gerenciamento de avaliação de TI pode simplificar a aquisição, a implementação e a manutenção de hardware e software para trabalhadores remotos.
Primeiro as coisas mais importantes: A importância da ergonomia
Setenta por cento dos funcionários em todo o mundo agora trabalham remotamente pelo menos parte da semana, de acordo com um estudo de 2024 da Organização Internacional do Trabalho. E muitos deles não estão trabalhando com uma configuração ergonômica adequada.
Apenas 10% dos trabalhadores remotos relatam que seu empregador forneceu móveis de escritório de apoio, como cadeiras de escritório ajustáveis. E muitos trabalhadores remotos nem sequer se sentam em cadeiras enquanto realizam suas tarefas de trabalho, com uma pesquisa que constatou que 45% relatam trabalhar regularmente no sofá e 38% trabalham na cama.
A falta de um ambiente de trabalho ergonômico adequado pode levar a distúrbios musculoesqueléticos, especialmente no pescoço e nas costas, que podem resultar em dor persistente e até mesmo em incapacidade. De fato, um estudo envolvendo 2.000 trabalhadores de mesa descobriu que 59% deles se curvam sobre seus dispositivos de trabalho, causando desconforto e dor.
Os trabalhadores remotos com uma configuração ergonômica em casa são mais eficientes e produtivos, e práticas ergonômicas eficazes também podem reduzir os custos de compensação dos trabalhadores.
Fornecer móveis ergonômicos aos funcionários remotos - ou uma ajuda de custo para que eles comprem os seus próprios móveis - não só ajuda a saúde deles, mas também aumenta a produtividade e beneficia os resultados financeiros da empresa.
Fornecimento de equipamentos de trabalho remoto para os funcionários
Veja aqui como as empresas podem garantir que os funcionários remotos tenham o equipamento necessário para fazer seu trabalho.
Enviar equipamentos diretamente da empresa
Muitas empresas optam por comprar e enviar laptops, computadores desktop, monitores e outras ferramentas necessárias diretamente para seus funcionários remotos. Há vários benefícios nessa abordagem, incluindo:
- Garantir a consistência do hardware: Por exemplo, se todos os funcionários trabalharem em um Mac, será mais fácil enviar determinados tipos de arquivos e fornecer suporte de TI.
- Aumento da segurança: Os dispositivos podem ser pré-configurados com protocolos de segurança e o software antivírus necessário, garantindo a conformidade com os padrões da empresa ou do setor e minimizando o risco de violações de dados.
- Redução de custos: As empresas podem se qualificar para deduções fiscais quando fornecem equipamentos relacionados ao negócio aos funcionários.
- Melhorar o bem-estar dos funcionários: Fornecer aos funcionários remotos o equipamento necessário demonstra o investimento da empresa em sua força de trabalho, o que pode aumentar o moral e a satisfação no trabalho.
No entanto, há desvantagens em enviar equipamentos fornecidos pela empresa para trabalhadores remotos, como, por exemplo:
- Desafios logísticos: O envio de equipamentos internacionalmente pode ser complexo porque envolve a coordenação da entrega, da manutenção e da eventual devolução da propriedade da empresa em todo o mundo.
- Custos financeiros: A compra e o envio de equipamentos podem ser caros, especialmente se você tiver uma grande força de trabalho global.
Fornecer uma ajuda de custo ou reembolso para a instalação do escritório doméstico dos funcionários
Oferecer uma bolsa para os funcionários mobiliarem seu escritório em casa permite que eles selecionem os móveis e as ferramentas que melhor atendam às suas necessidades.
Ao alocar os fundos, é essencial fornecer diretrizes claras sobre os tipos de ferramentas e equipamentos elegíveis para compra, que podem variar dependendo da função. Isso pode incluir:
- Computador de mesa ou laptop
- Mesa de trabalho em pé
- Monitor(es)
- Teclado
- Suporte para laptop
- Cadeira ergonômica
- Mouse
- Disco rígido externo ou armazenamento em nuvem
- Fones de ouvido com cancelamento de ruído
- Impressora
- Webcam
- Microfone
- Fone de ouvido
- Protetor contra surtos
- Assinaturas de software, por exemplo, para uma VPN
- Serviço de conexão à Internet, amplificadores de sinal, roteadores ou dispositivos WiFi portáteis
- Telefone celular
- Serviço de VoIP
- Outros materiais de escritório (cadernos, canetas, envelopes, grampeador, etc.)
Outra abordagem é oferecer reembolso de equipamentos. Nesse cenário, os funcionários compram o equipamento de que precisam antecipadamente e apresentam os recibos para receber a indenização. Assim como no caso de um estipêndio, é essencial estabelecer um limite claro de reembolso e definir quais itens se qualificam para a cobertura.
No entanto, lembre-se de que, embora os estipêndios e reembolsos ofereçam flexibilidade aos funcionários, isso às vezes pode levar a inconsistências no hardware e no software e pode exigir suporte adicional de TI.
Trabalhe com provedores de gerenciamento de ativos de TI
Outra opção a ser considerada é a terceirização de suas necessidades de equipamentos para uma empresa de gerenciamento de ativos. Esses provedores de TI simplificam a aquisição, a implementação e a manutenção de hardware e software essenciais, garantindo que os funcionários remotos tenham o que precisam.
Além de fornecer, atualizar e manter equipamentos, muitas empresas de gerenciamento de ativos de TI oferecem vários outros serviços, como monitoramento de rede e gerenciamento de patches, que são essenciais para operações remotas.
Usar uma empresa de gerenciamento de ativos é uma maneira eficaz de garantir que os funcionários remotos recebam equipamentos padronizados, seguros e atualizados.
Implemente uma política de traga seu próprio dispositivo
Algumas empresas permitem que os funcionários remotos usem seus dispositivos pessoais para trabalhar, o que é conhecido como política Bring Your Own Device (BYOD).
Essa é certamente uma abordagem econômica. Um estudo da Cisco descobriu que permitir que os funcionários usem seus laptops, tablets, smartphones e outros dispositivos pessoais pode economizar até US$ 350 por funcionário anualmente.
Entretanto, uma das desvantagens mais significativas de uma política de BYOD é o risco de segurança envolvido. Embora 82% das empresas permitam políticas de BYOD até certo ponto, elas admitem que têm preocupações em relação a possíveis problemas com informações confidenciais, como:
- Vazamentos de dados
- Funcionários que fazem download de aplicativos não seguros
- Acesso não autorizado aos dados e sistemas da empresa
Sem políticas de segurança rígidas, como o uso obrigatório de VPN, a exigência de autenticação multifator e a criptografia de endpoint, os dados confidenciais da empresa podem ser expostos a hackers.
Outros desafios de uma política BYOD incluem suporte e conformidade de TI. As equipes de TI podem ter dificuldades para fornecer suporte e solução de problemas consistentes quando os funcionários usam dispositivos com diferentes sistemas operacionais e versões de software
Além disso, pode ser mais difícil impor a conformidade normativa (GDPR ou HIPAA, por exemplo) quando os funcionários usam dispositivos pessoais, pois as empresas podem ter controle limitado sobre como os dados são armazenados e transmitidos.
Além disso, embora alguns funcionários possam se sentir mais confortáveis trabalhando com seus próprios dispositivos, outros relatam que o uso de seus equipamentos pessoais para o trabalho confunde os limites entre trabalho e vida pessoal.
Faça parceria com um empregador de registro para o gerenciamento global de equipamentos
Gerenciar a logística de equipamentos para uma força de trabalho internacional pode ser complexo, especialmente quando os funcionários estão espalhados por vários países com diferentes regulamentações de importação, considerações fiscais e desafios de remessa.
Garantir que os funcionários remotos recebam as ferramentas de que precisam e, ao mesmo tempo, manter a segurança e a conformidade exige uma abordagem bem estruturada. Uma maneira de agilizar esse processo é fazer uma parceria com um Empregador de Registro (EOR).
Além de cuidar do RH, da folha de pagamento global e da conformidade das equipes remotas internacionais, muitos EORs também supervisionam a integração dos funcionários, incluindo a aquisição, a distribuição e a manutenção de equipamentos essenciais. Eles podem coordenar a compra e o envio de laptops, monitores e outras ferramentas necessárias e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade com as leis trabalhistas e as regulamentações fiscais locais.
Além disso, os EORs podem facilitar a devolução segura dos equipamentos fornecidos pela empresa durante a saída dos funcionários. Eles podem gerenciar a recuperação de dispositivos, protocolos de segurança de dados e até mesmo a renovação ou redistribuição, ajudando as empresas a minimizar os custos e reduzir as dores de cabeça logísticas.
Ao aproveitar o conhecimento especializado de um EOR, as empresas podem simplificar o gerenciamento global de equipamentos, garantindo que os funcionários estejam bem equipados e, ao mesmo tempo, mantendo a eficiência operacional e a conformidade.
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